[#Doku] Profile erstellen und verwenden

Morris Metschan

[#Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon Morris Metschan » Mo. 9. Nov 2015, 14:37

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Umzug nach ZENDESK abgeschlossen
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Profile erstellen und verwenden
  • Verfügbar ab Release 3.4.31
  • Dokumentationsstand: 5.2.291
  • Ab Lizenztyp: Verwaltung
  • Benutzerrecht: Rechteliste> Agentur > Einstellungen > Profile (für die Grundeinrichtung)
  • Benutzerrechte: Rechteliste > Stammdaten > Kunden/ Interessent/ Lieferant/ Kontakt/ Mitarbeiter/ Freelancer > Sichtbar
Hintergrund
PROAD bietet bereits eine umfangreiche Bandbreite an unterschiedlichsten Feldern für die Stammdatenverwaltung. Alle Daten die von Ihnen individuell im Bereich der Stammdaten gepflegt werden möchten, haben wir eventuell dennoch nicht bereits vorab gesetzt. Daher gibt es durch die Profilfelder die Möglichkeit, dass Sie frei nach belieben Ihre eigenen Felder mit hinzufügen. Diese können Sie wie hier beispielhaft dargestellt Anlegen. Wie die bereits vorhanden Felder in PROAD sind die Profilfelder ebenfalls anschließend filterbar und exportierbar.

Einführung
Über PROAD Sky ist es möglich kontakt- und firmenbezogen Profilfelder zu erstellen und zu verwenden. Hiermit kreieren Sie neue Felder, die auf Ihrer Datenbank als fester Bestadnteil in PROAD gesetzt werden. Die Profile erweitern Dialoge um eine endliche Anzahl von Feldern, die sie nach Belieben einstellen können. Diese Profile werden in einem seperaten Tab im jeweiligen Dialog mit den von Ihnen definierten Felder ausgewiesen. Diese Möglichkeit steht Ihnen für drei Typen zur Verfügung.
  1. Firmenprofile, die in den Dialogen der Interessenten, Kunden und Lieferanten zu tragen kommen.
  2. Personenprofile, die in den Dialogen der Mitarbeiter, Freelancer und Kontakten zu tragen kommen.
  3. Projektprofile, die nur im Projektdialog zu tragen kommen.
Für jeden dieser drei Profiltypen wird im jeweiligen Bereich der Tab "Profil" hinzugefügt. Dieser kann bis zu 5 Unter-Tabs haben, in denen die Profilfelder enthalten sind. Folgend wird die Anlage, Erstellung und Verwendung am Beispiel der Personenprofile gezeigt.

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Die Anlage und Erstellung der jeweiligen Profilfelder

Unter Agentur > Einstellungen > Profile stehen Ihnen drei jeweils eigenständige Profile für die Bereiche Firmen, Personen und Projekte zur Verfügung. Für jedes dieser Profile können Sie bis zu fünf Tabs benennen und speichern.

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Anschließend können Sie für das Personenprofil, als auch die anderen zwei Profiltypen jeweils bis zu 160 verschiedene Felder definieren, welche auf die zuvor angelegten 1-5 Unter-Tabs aufgeteilt werden. Hierzu wechseln Sie in den Bereich "Profileinträge".

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In den Profileinträgen stehen Ihnen nun die 160 Positionen zur eigenen Konfigurierung zur Verfügung.

Der Feldname kann eine Beschreibung, eine Frage oder sonstige Erläuterung des zu pflegenden Inhalts sein. Im Beispiel wird hier in der 3. Position nach dem Vorgesetzten gefragt. Angegeben wurde, dass dieses Feld aktiv sein soll und in dem Tab Nummer 1 als 3. Position angezeigt wird. Der Typ dieses Felds ist "Text".

Es stehen Ihnen hier folgende Typen zur Verfügung: ein Text-Feld, ein Ja-/ Nein-Feld, ein Bild, eine Vorgabenliste oder eine Vorschlagsliste. Der Unterschied zwischen den zwei Listen ist, dass Vorschlagslisten sich nach der Auswahl manuell bearbeiten lassen und Vorgabelisten hingegen nach der Auswahl nicht verändert werden können. Hier definieren Sie, wie die gewünschten Daten eingetragen werden sollen. Für die beiden Listeninhalte stehen Ihnen alle Listen aus dem Bereich Agentur > Einstellungen > Vorgaben > Vorgabedaten (eins über den Profilen) zur Verfügung.*

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Hinweis: Nach der Position 100 dieser Profileinträge erhalten Sie weitere Feldtypen. 101 bis 120 sind Datumsfelder, 121 bis 140 haben den Typ "Reelle Zahl" und 141 bis 160 haben den Typ "Ganze Zahl". Wenn Sie eins oder mehrere dieser Felder benannt und aktiviert haben, können diese makiert und über die Pfeiltasten an die gewünschte Position verschoben werden.

Wichtig: Ein neu angelegtes oder geändertes Profil muss nach Abschluss Ihrer Änderungen über die Funktion „Erstelle Profil“ neu generiert werden, damit die Änderungen wirksam werden.

Dazu ist zwingend folgender Ablauf notwendig:
  • Führen Sie die Funktion "Erstelle Profil" aus. Hierzu gehen Sie über das Funktionsmenü oben rechts. Diese Funktion setzt die Felder auf Ihrer Datenbank und ermöglicht so die Erstellung von diesem Profiltyp.
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  • Schließen Sie den Dialog Agentur > Einstellungen.
  • Melden Sie sich aus PROAD ab und anschließend wieder neu an.
Erst danach sind die Änderungen in den Profiltabs der entsprechenden Dialoge verfügbar.

Verwendung

Die eingerichteten Profile können in der Tab „Profil“ der entsprechenden Dialoge genutzt werden. Sollte Ihnen der Tab Profil nicht angezeigt werden, so öffnen Sie bitte per Rechtsklick auf die Tableiste die "Tab Konfiguration" und stellen Sie sicher, dass der Tab Profil in der rechten Spalte ist.
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Pro Datensatz können Sie Ihre Profilinformationen pflegen. Diese stehen Ihnen in den Dialoglisten-Favoriten als sichtbare, filterbare und exportierbare Spalten bereit.
Ebenso können sie für Firmen und Kontakte über das Modul Mailing-Kampagnen exportiert werden. Diese Felder können anschließend gesucht, gefiltert und die verknüpften Datensätze exportiert werden.

*Vorgabedaten: Listen erstellen

Im Bereich Agentur > Einstellungen > Vorgaben > Vorgabedaten (eins über den Profilen) können Sie wie folgt eigene Inhalte in neuen Listen definieren.
  1. Vergeben Sie hierfür einen Listennamen und optional eine Beschreibung
  2. Speichern Sie mit dem Häkchen oben rechts
  3. Wechseln Sie in den Tab "Einträge"
  4. Vergeben Sie für den ersten Wert Ihrer Liste einen Namen und speichern Sie
  5. mit dem + können Sie einen weiteren Wert hinzufügen
  6. Über die Pfeiltasten, als auch das kleine Funktionsmenü, können Sie die Reihenfolge entsprechend Ihrer Vorgabe anpassen
Diese Liste steht Ihnen nun ebenfalls für die Vorschlags- und Vorgabenliste zur Auswahl zur Verfügung.

mstark
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Re: [Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon mstark » Mo. 11. Dez 2017, 16:00

Guten Tag!
Ich habe eine Vorgabendaten-Liste erstellt, die ich nun doch nicht benötige und möchte sie löschen. Das Menü ist aber inaktiv. Bitte um Information, ob / wie ich diese überflüssige Liste löschen kann.
Danke im Voraus für Ihre Antwort.

Michael Schmiechen
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Re: [Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon Michael Schmiechen » Mo. 11. Dez 2017, 16:07

Hallo,

einfach das Häkchen bei "Aktiv" herausnehmen und den Inhalt von "Feldname" leeren. Anschließend im Funktionsmenü auf "Profil erstellen" gehen und neu anmelden.

Ich hoffe, das hilft weiter.

mstark
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Re: [Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon mstark » Mo. 11. Dez 2017, 16:40

Hallo Herr Schmiechen!
Ich meinte die Vorgaben-Liste unter Agentur > Einstellungen > Vorgabedaten
Dort gib es kein Häkchen, um die Vorgabendaten-Liste zu deaktivieren.
Wenn ich den Lindennamen und die Beschreibung lösche, bekomme ich eine Fehlermeldung:
Feld: presetname
Der Name muss gesetzt werden
Schöne Grüße
Melina Stark

Michael Schmiechen
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Re: [Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon Michael Schmiechen » Mo. 11. Dez 2017, 16:42

wenn diese in Verwendung war, ist es nicht mehr möglich, diese Liste zu löschen. Wenn die Liste aber in keinem Profil verlinkt ist, stört sie ja auch nicht wirklich.

mstark
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Re: [Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon mstark » Mo. 11. Dez 2017, 16:59

Danke für die Info.
Noch eine Frage bitte: Was ist der Unterschied zwischen Vorgabenliste und Vorschlagsliste?

Michael Schmiechen
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Re: [Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon Michael Schmiechen » Di. 12. Dez 2017, 8:47

Hallo,

Vorschlagslisten lassen sich nach der Auswahl manuell bearbeiten. Vorgabelisten hingegen können nach der Auswahl nicht verändert werden.

derjoe
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Re: [Doku] Profile erstellen und verwenden

Beitragvon derjoe » Di. 10. Jul 2018, 10:45

Hallo und guten Morgen,
gibt es noch weitere Variablen in den Profil-Einträgen ausser:
Ja/Nein-Felder, Text-, Datums-, Zahlen- und Bildfelder ?
Bzw. ist da etwas geplant?

besten Dank
derjoe