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Budgetkontrolle
- Verfügbar ab Release: 4.0.
- Dokumentationsstand: 5.2.125
- Modul: Ja
- Verfügbar ab Lizenztyp: [Berater]
- Benutzerrecht: [Projekt --> Projekt --> Budgetkontrolle --> Recht: Ändern]
Die Funktion Budgetkontrolle bietet die Möglichkeit, jedes Projekt hinsichtlich der Kosten zu kontrollieren. Hierzu wird Bei einer Budgetüberschreitung eine E-Mail versendet. Der Budgetwert ergibt sich hierbei aus dem freigegebenen Angebot dieses Projekts.
Die Budgetkontrolle wird in drei verschiedenen Bereichen eingerichtet:
1. auf Ihrem Server - ein Zugriff in den PROAD Manager Ihres Servers muss daher gegeben sein.
2. in den Agentur-Einstellungen - Benutzergruppenrecht für Änderung der Agentureinstellung muss vorhanden sein.
3. in dem jeweiligen Projekt
1. Setup der Funktion auf Ihrem Server
Starten Sie auf Ihrem Server das PROAD Management. Hier sehen Sie nun, dass die E-Mail Benachrichtigung und die Budgetkontrolle inaktiv sind.
Gehen Sie in die "PROAD Einstellungen" auf die letzte Seite (5/5). Hier hinterlegen Sie den E-Mail-Account, welcher als Versandkonto dienen wird. Hierzu müssen folgende Felder gefüllt werden:
Wird eine Budgetüberschreitung festgestellt, wird von diesem Account die entsprechende E-Mail an die hinterlegten Nutzer (im Projektdialog) versendet. Mit der "Test E-Mail" wird hier überprüft, ob der Account geeignet ist, um E-Mails zu versenden. Hierzu schickt er, im Rahmen des Tests, eine E-Mail an sich selbst. Ist der Test positiv verlaufen, dann speichern.
Wenn der Test nicht erfolgreich verläuft, können verschiedene Sicherheiten und Ports getestet werden: 587/tls, 465/tls, 465/ssl, 25/tls, 25/ssl, 146/tls, 146/ssl.
Ist der Test positiv Verlaufen, kontrollieren, ob eine E-Mail im entsprechenden Account eingegangen ist.
Nachdem der Account getestet wurde, kann nun in der Server Manager Ansicht in die Serversteuerung gewechselt werden. Diese über den Button oben rechts aktualisieren. Die E-Mail Benachrichtigung wird eine aktive Schaltfäche und erhält ein grünes Signal. Mit Klick auf diese Schaltfläche wird der Dienst aktiviert.
Gegebenenfalls noch mal aktualisieren oder ab- und wieder anmelden.
Als zweiter Schritt wird der Zeitplan für den Budgetlauf eingerichtet. Hierzu auf die Budgetkontrolle klicken und im Scheduler in der Tab "Eigenschaften" die entsprechende Datenbank auswählen.
In der Tab "Zeiten" nun die gewünschten Durchläufe angeben und speichern.
- Wochentag
- Stunde
- Viertelstunde
In diesen Zeiten wird ein Budgetlauf durchgeführt. Soll ein Budgetlauf außerhalb der Einstellung vorgenommen werden, kann dies über den Button "Jetzt ausführen" getan werden. In der Tab "Log" sehen Sie die letzen Durchläufe der Budgetkontrolle.
Hinweis: Bei Updates, durch einen Klick auf die Schaltfläche "E-Mail Benachrichtigung" die Anwendung stoppen.
2. Setup der Funktion in den Agentur-Einstellungen
Die Definierung der Budgetkontrolle beginnt in den Agentur-Eintellungen im Bereich Optionen.
Agentur > Einstellungen > Optionen > Budgetkontrolle
Hier definieren Sie die Standardeinstellungen, wann Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten.
- Warnwerte geben je Leistungskategorie (Eigen-, Fremd-, Materialleistung) an, wann die IST-Werte eine Kostenüberschreitung darstellen.
Bei 80% Erfassung der Soll-Eigenleistungen auf Projekte, möchte ich per E-Mail benachrichtigt werden. - Warneinstellungen definiert die Situation zur Warnung. Entweder Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn alle drei Leistungskategorien ihren Warnwert überschritten haben oder Sie werden gewarnt, sobald eine Leistungskategorie den Warnwert überschreitet.
- Halbfertige Leistungen definiert, welche Leistungen in die Berechnung des Warnwerts der Fremdleistung einfließen. Mit dem Setzen des Häkchens, geben Sie an, dass nur halbfertige Fremdleistungen und offene Bestellungen berücksichtigt werden. Ohne das Häkchen an dieser Stelle werden alle Fremdleistungen, auch die nicht weiterberechenbaren und die bereits abgerechneten, mit berücksichtigt.
- Vorlage auswählen gibt an, ob die E-Mail in Deutsch oder in Englisch versendet wird.
3. Setup der Funktion im jeweiligen Projekt
Projekt > Projekt > Budgetkontrolle
Hinweis: Sollte die Budgetkontrolle nicht als eigenes Tab vorhanden sein, dann bitte folgendes Prüfen. Rechte Maus "Listenkonfiguration" Budgetkontrolle auf der Seite der gewählten Tabs. Wenn nicht, dann nach rechts verschieben und speichern.
In diesem Bereich wird eingestellt, ob dieses Projekt bei der Budgetkontrolle berücksichtigt wird und wenn ja, wie. Definieren Sie die individuellen Budgetkontrolleinstellungen für dieses Projekt oder behalten Sie die Vorgaben aus den Agentureinstellungen bei.
- Setzen Sie das Häkchen bei "Budgetkontrolle aktivieren", um dieses Projekt zu berücksichtigen. Ist es aktiv und soll nicht mehr berücksichtigt werden, entfernen Sie das Häkchen.
- Ist das Feld "Grenzwerte werden jedesmal automatisch berechnet wenn die Budgetkontrolle läuft" aktiv, dann nimmt PROAD die von Ihnen angelegten standard Agentureinstellungen als Warnwerte.
- Alternativ ist das Feld "Grenzwerte können manuell eingegeben werden" aktiv, dann geben Sie individuell für dieses Projekt die Warnwert in der untendrunter gelegenen Tabelle ein.
Im nächsten Reiter Einstellungen können Sie die Budgetwarneinstellungen individuell für diese Projekt abändern und die E-Mail-Adressen hinzufügen.
Über die Auswahlfunktion (Lupe) können E-Mail-Adressen hinzugefügt werden, die in den Stammdaten der Mitarbeiter oder Freelancer als "E-Mail 1" hinterlegt wurden. Grundsätzlich können in diesem Feld mehrere E-Mail-Adressen eingetragen werden, hierzu durch Semikolon trennen.
Nun ist Ihre Budgetkontrolle vollständig eingerichtet und Sie können diese anhand eines Test-Projektes gerne ein Mal ausprobieren.