[#Doku] Klassischer Aufgabenmanager (alt)

Marie-i
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[#Doku] Klassischer Aufgabenmanager (alt)

Beitragvon Marie-i » Di. 16. Jun 2015, 12:38

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https://proadsoftware.zendesk.com/hc/de ... 0007635038


Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Der Aufgabenmanager
• Verfügbar ab Release 4.1.42
• Dokumentationsstand Release 4.2.256
• Verfügbar ab Lizenztyp Berater
• Benutzerrecht: [Projekt --> Aufgabenmanager]

Hintergrund
Der Aufgabenmanager soll einen Überblick aller nicht verteilten Aufgaben und aller verteilten unerledigten Aufgaben pro Mitarbeiter/Freelancer geben, um freie Ressourcen zu erkennen und eine schnelle Aufgabenverteilung zu ermöglichen.

Voraussetzungen
Um im Aufgabenmanager Mitarbeiter und Freelancer oder auch Teams zu sehen, müssen diese jeweils die Eigenschaft "Aktiv" und "in Planung verfügbar" haben. Diese können im Mitarbeiterdialog unter dem Reiter „Details“ eingestellt werden. Aufgaben und Termine dürfen nicht "erledigt" oder "abgebrochen" sein um diese im Aufgabenmanager verarbeiten zu können.

Aufgabenmanager öffnen
Um den Aufgabenmanager zu öffnen muss das Recht (Projekt ->Aufgabenmanager) gegeben sein.
Öffnen Sie den Aufgabenmanager im Menü "Projekt" als eigenständiges Fenster. Sollte kein Fenster geöffnet werden, so kann es sein, dass der Browser dies über einen PopUp-Blocker verhindert. Dies wird üblicherweise von den Browsern angezeigt und muss erlaubt werden.
Die große Liste auf der linken Seite kann über die Toolbar umgeschaltet werden. Hier können die nicht zugeordneten Aufgaben, die Mitarbeiter/Freelancer und die Teams angezeigt werden.

Der rechte Bereich zeigt die einzelnen Mitarbeiter/Freelancer an. Er kann ebenfalls über die Toolbar umgeschaltet werden, so dass hier 3, 6, 9 oder alle gleichzeitig angezeigt werden können.

Aufgabenmanager einrichten

Nicht zugeordnete Aufgaben zuweisen
Hier werden alle Tickets und Aufgaben angezeigt, die keinen Zuständigen haben. Per Drag&Drop lassen sich alle markierten Aufgaben in einen Mitarbeiter/Freelancer ziehen. Dieser Bereich kann zugeklappt werden (kleiner Pfeil oben rechts) um mehr Platz für die Mitarbeiter/Freelancer zu haben.

Wenn Sie den Aufgabenmanager direkt aus dem Projekt-Funktionsmenü heraus aufrufen, werden nur in diesem Fall nur die unzugeordneten Aufgaben des entsprechenden Projekts angezeigt.

Mitarbeiter/Freelancer auswählen
Hier werden alle Mitarbeiter/Freelancer angezeigt, die die Eigenschaften "Aktiv" und "in Planung verfügbar" haben. Um mit ihnen zu arbeiten werden ausgewählte Mitarbeiter/Freelancer mittels Drag&Drop in eine Liste auf der rechten Seite gezogen. Sind mehrere Einträge ausgewählt, werden diese in folgenden Listen geladen. Um zu verhindern, dass ein Mitarbeiter/Freelancer doppelt angezeigt wird, wird die vorherig angezeigte Liste geleert.

Team auswählen
Hier werden alle Teams angezeigt, die die Eigenschaften "Aktiv" und "in Planung verfügbar" haben. Um mit den Mitgliedern der Teams zu arbeiten, werden ausgewählte Teams per Drag&Drop in eine Liste auf der rechten Seite gezogen. Dann werden alle Mitglieder des Teams in die Liste und folgende Listen geladen. Es wird verhindert, dass ein Mitarbeiter/Freelancer doppelt angezeigt wird indem die vorher angezeigte Liste geleert wird.

Anzahl der Mitarbeiter/Freelancer Listen einstellen
Über die Toolbar kann eingestellt werden wieviele Listen gleichzeitig dargestellt werden. Verfügbar sind hier die Einstellungen 3,6,9 und "Alle anzeigen" (stellt max. 24 Mitarbeiter dar). Über den Button "Alle leeren" werden alle Zuweisungen von Mitarbeitern/Freelancern zu Listen aufgehoben. Die Listen können nun wieder neu befüllt werden.

Speicherung der Einstellungen
Die Anzahl der Listen und die zugewiesenen Mitarbeiter/Freelancer zu den jeweiligen Listen, werden als Cookie im Browser gespeichert und wiederhergestellt, wenn der Aufgabenmanager geöffnet wird.

Das Arbeiten mit den Aufgaben

Listenspalten und Visitenkarte
Angezeigt werden der Typ, die Priorität, der Betreff, die Leistungsart, die Fälligkeit und der Restaufwand. In der Spalte Priorität kann über die "i" Icons die Visitenkarte erreicht werden. Ein schnelles Erreichen des Datensatzes in PROAD ist somit kein Problem. Das Laden passiert aber im Hintergrund, PROAD wird nicht automatisch in den Vordergrund treten.
In der Liste der nicht zugeordneten Aufgaben gibt es auch die Möglichkeit die Liste zu filtern. Die Möglichkeiten sind hier allerdings nicht vergleichbar mit denen im Hauptfenster von PROAD.

Automatische Aktualisierung
Änderungen an Aufgaben/Tickets werden automatisch angezeigt. So erscheinen neue Aufgaben/Tickets wenn diese erzeugt werden und der entsprechende Zuständige aktuell angezeigt wird. Sie verschwinden auch wieder wenn eine Aufgabe "erledigt", "abgebrochen" oder gelöscht wird.

Drag & Drop
Mittels Drag & Drop können Aufgaben/Tickets zwischen den Listen verschoben werden.

Während man eine Aufgabe verschiebt wird überprüft ob die sichtbaren Mitarbeiter für die Aufgabe noch genügend freie Ressourcen haben. Dies wird anhand des Von- und Bis-Datums und der restlichen Stunden der Aufgabe für alle sichtbaren Mitarbeiter/Freelancer durchgeführt. Sind nicht genügend Stunden für den Mitarbeiter verfügbar wird der Balken mit dem Namen des Mitarbeiters in rot gefärbt ansonsten in grün. Zustätzlich werden die verfügbaren Ressourcen nach der Zuweisung als Zahl angegeben. Der Restaufwand der selektierten Aufgabe wird bei der Berechnung der freien Kapazitäten mit berücksichtigt (ist bereits abgezogen)

Weiterführende Informationen z.B. wie die Ressourcen ermittelt werden entnehmen Sie bitte der Dokumentation http://forum.proadsoftware.com/viewtopic.php?f=49&t=485.

Rechte und Datenrechte
In den Dialogen die ein eigenes Fenster öffnen, also z.B. der Kalender, das Gantt oder auch der Aufgabenmanager, wirken keine Rechte bzw. Datenrechte. Man muss also davon ausgehen, dass Mitarbeiter die den Aufgabenmanager öffnen dürfen, dort nicht durch Datenrechte eingeschränkt werden.

Detaildialog
Durch einen Doppelklick wird ein Detaildialog geöffnet über den Änderungen vorgenommen werden können. Er werden hier nicht alle Felder angeboten, die z.B. im Ticketsystem zur Verfügung stehen. Sollten die Felder für Sie nicht reichen, so können Sie über die Visitenkarte den Datensatz in PROAD schnell öffnen. Es können auch neue Aufgaben erzeugt werden. Hierfür sind neben dem Namen der einzelnen Listen "+"-Buttons eingebaut worden.

Automatische Benachrichtigungen
Wird einer Aufgabe/Ticket ein neuer Zuständiger zugeordnet, so wird der bisherige und neue Zuständige über das Nachrichtensystem informiert. Dies gilt auch wenn eine Aufgabe/Ticket gelöscht wird.

Neue Aufgaben anlegen
Über das Plus-Symbol in den jeweiligen Aufgabenlisten der Mitarbeiter und im Bereich "Nicht zugeordnete Aufgaben" können Sie sehr einfach neue Aufgaben erstellen. Per Klick öffnet sich ein leerer Detaildialog und Sie können Ihre Eingaben vornehmen. Standardmäßig wird der eingeloggte Benutzer im Feld "Verantwortlicher" vorgeschlagen.

Filtern der unzugeordneten Todos
Es gibt zwei Felder für das Filtern der unzugeordneten Todos. Das erste ist unter dem Beschreibungsfeld angeordnet und filtert alle Spalten gleichermaßen nach dem eingetragenen Text. Die zweite Spalte ist das Bis-Datum der Todos. Hier können Sie ein Datum eingeben oder über eine Datumsauswahl auswählen. Gefiltert werden dann alle Aufgaben die kleiner gleich diesem Datum sind.

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patrick.dehner
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Re: [Doku] PROAD Sky: Aufgabenmanager

Beitragvon patrick.dehner » Do. 18. Jun 2015, 13:46

Hallo Frau Gramlich,

kurze Frage: Ist der Aufgabenmanager ein separates Modul das dazugekauft werden kann, oder sollte er mit dem neuesten Update auf jedefall verfügbar sein?

Vielen Dank,
Patrick Dehner

Marie-i
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Re: [Doku] PROAD Sky: Aufgabenmanager

Beitragvon Marie-i » Do. 18. Jun 2015, 14:02

Hallo Herr Dehner,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Dazu komme ich zeitnah persönlich auf Sie zu.