[#Doku] Das Ticketsystem

Morris Metschan

[#Doku] Das Ticketsystem

Beitragvon Morris Metschan » Do. 6. Aug 2015, 16:55

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Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Das Ticketsystem

• Verfügbar ab Lizenztyp Zeiterfasser Plus
• Modul: Ticketsystem
• Benutzerrecht: Projekt --> Ticketsystem

Konfiguration
Für die Einrichtung des Ticketsystem müssen vorab im Menü [Agentur --> Einstellungen] eine Reihe an Konfigurationen vorgenommen werden.

Produktentwicklung
Im Menü [Agentur --> Einstellungen --> Produktentwicklung] definieren Sie zunächst die Produkte die Sie herstellen oder betreuen (z.B. eine bestimmte Software) und die Sie über das Ticketsystem abbilden möchten. Sie können einen Manager zuordnen und eine Beschreibung hinterlegen.

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Anschließend müssen Sie auf den Tabs Subjekte, Versionen und Roadmap für jedes Ihrer Produkte die entsprechenden Vorgabedaten definieren. Die Einrichtung dieser Vorgaben ist zwingend notwendig.
• Subjekte dienen zur Einordnung von Tickets in bestimmte Themenbereiche, z.B. Dialoge einer Software oder Abschnitte einer Internetseite.
• Versionen kann man z.B. als Produktversionen verwenden
• Roadmap dient zur strategischen Planung. Hierüber kann man z.B. das Prinzip der MoSCoW-Priorisierung abbilden.
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Zum Hinzufügen neuer Vorgabedaten wechseln Sie auf die entsprechende Tab (z.B. Subjekte), erfassen einen "Wert" (z.B. Login) und speichern Ihre Eingabe mit dem Häkchen-Icon.
Die Listen die Sie auf diese Weise aufbauen, können Sie über das Dialog-Funktionsmenü weiter bearbeiten.

An den Anfang der Liste: Die markierte Zeile wird an den Anfang der Liste gestellt.
An das Ende der Liste: Die markierte Zeile wird an das Ende der Liste gestellt.
Sortiere alphanumerisch aufsteigend: Sortiert die gesamte Liste alphanumerisch aufsteigend.
Sortiere alphanumerisch absteigend: Sortiert die gesamte Liste alphanumerisch absteigend.
Eintrag umbenennen: Hiermit können Sie Einträge umbenennen. Alle Stellen im System, an denen dieser Wert ggf. bereits verwendet wird, sind von der Umbenennung betroffen.

​Im folgenden Beispiel sieht man den Effekt der Tab-Funktion "Sortiere alphanumerisch aufsteigend". Der neue Eintrag wird zunächst am Ende der Liste eingefügt:

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Nach dem Ausführen der Tab-Funktion wird der Eintrag korrekt in die Liste einsortiert:
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Produkt
Unter [Agentur --> Einstellungen --> Produkt] kann man Produkte im Sinne einer Controllingstruktur definieren.

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Diesen Produkten können Sie die Produkte die Sie im Abschnitt Produktentwicklung angelegt haben zuordnen. Jedem (Controlling)Produkt kann man jeweils eine Produktentwicklung zuweisen. Eine Produktentwicklung kann aber mehreren (Controlling)Produkten zugewiesen werden.

Die Zuweisung von Produktentwicklungen zu (Controling)Produkten ist optional.

Ticket Status
Im Menü [Agentur --> Einstellungen --> Aufgabenstatus] kann man optional zu einem der vorgegebenen Hauptstatus weitere (bis zu 9) Zwischenstatus definieren. Diese sind anschließend im Ticketsystem verfügbar.

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Die Hauptstatus sind:
• Neu
• Begonnen
• Wartet
• Pausiert
• Erledigt
• Abgebrochen

Nummerierung
Zum Abschluss müssen Sie in [Agentur --> Einstellungen --> Nummerierung] die Nummerierung für die Ticket-ID konfigurieren. Tickets müssen eine eindeutige ID haben. Daher empfehlen wir die Verwendung einer automatischen Nummerierung.

Der Ticketsystemdialog

Das Ticketsystem finden Sie im Menü [Projekt --> Ticketsystem].

Einstieg in das Ticketsystem
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Zur Anlage eines Tickets gibt es folgende Pflichtfelder:
• Betreff
• Ticket ID
• Produkt
• Firma
• Subjekt
• Zuständiger
• Tester 1
• Von
• Fehlertyp
• Gefunden in Version
• Schweregrad
• Erstellt von
• Gefunden von

Die Auswahl von Einträgen in den Feldern von Subjekt, Roadmap, Gefunden in Version, Fixed in und Geschlossen in Version ist erst möglich nachdem ein Produkt ausgewählt wurde. Hierbei handelt es sich im die Informationen die zuvor im Bereich Produktentwicklung und den entsprechenden Vorgaben angelegt wurden (siehe oben).
Die Felder Betreff und Beschreibung dienen der Beschreibung eines Tickets.

Folgende derzeit fest definierten Fehlertypen stehen Ihnen zur Verfügung:
• Auftrag
• Refactoring
• Datenbank
• Defekt
• Design
• Dokumentation
• Funktionalität
• Test
• User Story

Folgende derzeit fest definierten Schweregrade stehen Ihnen zur Verfügung:
• 1 - Normal
• 2 - Workaround
• 3 - Kein Workaround
• 4 - Absturz
• 5 - Datenschrott

Die Tabs

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Über die Tab-Konfiguration (rechter Mausklick auf die Tableiste) können Sie sich Ihre persönliche Ansicht und Reihenfolge der Tabs zusammenstellen (abhängig von Benutzerrechten und verfügbaren Zusatzmodulen).

Tab Profil
Wie im Bereich der Stammdaten können auch für Aufgaben und Tickets sogenannte Profile verwendet werden. Hierbei handelt es sich um frei definierbare Felder verschiedener Typen, z.B. Datum, Zahl oder Liste. Tickets und Aufgaben teilen sich eine gemeinsame Profileinstellung. Diese können Sie im Dialog [Agentur --> Einstellungen --> Profile] konfigurieren.

Tab Kommentar
Vorhandene Kommentare können einfach und schnell in der Tab Kommentar angesehen werden.

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Kommentare können über die Dialog-Funktion "Kommentar" bearbeitet werden. Im Abschnitt "Das Funktionsmenü" erhalten Sie einen Überblick der verfügbaren Dialog-Funktionen.

Tab Anhang
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An Tickets können beliebige Dateien (bis 10 MB Größe) angehängt werden. Sie können über die Upload/Download Buttons sehr einfach eine Datei hochladen/runterladen. Bei Bedarf kann eine Beschreibung angeben werden.

Tab DMS-Dokumente
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Wenn das Zusatzmodul DMS (Dokumentmanagement-System) bei Ihnen verfügbar ist, können Sie an dieser Stelle Dokumente aus dem DMS mit Tickets verbinden. Aus dem DMS heraus können Sie auch umgedreht eine Verbindung zu Tickets herstellen. Beispiele hierfür sind ergänzende technische Dokumentationen oder Styleguides.

Tab Zugeordnete To-dos
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Standardfunktionen
Natürlich stehen Ihnen auch im Ticketsystem die üblichen Standard Dialog-Funktionen zur Verfügung:
• Löschen
• Kopieren
• Aktualisieren
• Zur Ablage
• Farbe zuweisen

Kommentar
Diese Funktion wird oben im Abschnitt "Tab Kommentar" beschrieben.

Zeiterfassung
Sie können (wie z.B. auch bei Aufgaben) direkt aus dem Ticket einen Eintrag in der Schnellzeiterfassungseintrag erzeugen. Wenn vorhanden, werden dabei zusätzlich zur Ticketnummer die Informationen aus den Feldern Projektnummer, Leistungsart, Plan- und Restaufwand in den Eintrag übernommen. Nach dem Speichern Ihrer Zeiterfassung wird der verbleibende Restaufwand für das Ticket neu berechnet (bzw. Ihre manuellen Änderungen an diesem Wert aus dem Zeiterfassungseintrag übernommen).

Drucke Übersicht, Drucke Details
Im Dialog-Funktionsmenü können zwei Reports angestoßen werden, die jeweils alle in der Dialogliste selektierten Tickets ausgeben.
• Übersicht: Kompakte Darstellung wichtiger Kern-Informationen
• Details: Zeigt mehr Informationen und zusätzlich auch die vollständigen Texte der Felder Beschreibung und Kommentar.
Diese Reports erreicht man auch über den Menüpunkt [Extras --> Report Center --> Ticket Gesamtübersicht].

Zeige Tickets in Aufgabenübersicht
Öffnet den Dialog Aufgabenübersicht mit einer Liste der aktuell selektierten Tickets.

Position im Backlog setzen
Abbildung agiler Prozesse (Scrum): Hiermit kann man Ticket dem sogenannten Backlog zuweisen und die entsprechende Positionsnummer setzen. Für die Unternehmen die nach der Scrum-Methodik arbeiten kann dadurch über die Dialoglistenfavoriten in Kombination mit dem Feld "Fehlertyp" ein sogenanntes Product-Backlog und Defect-Backlog abgebildet werden.

Dem Sprint hinzufügen
Abbildung agiler Prozesse (Scrum): Tickets die dem Backlog zugeordnet sind, können einem sogenannten Sprint hinzugefügt werden. Dabei wird automatisch die Backlognummer als Sprintnummer übernommen.

Position im Sprint setzen
Abbildung agiler Prozesse (Scrum): Hiermit können Sie die Positionsnummer des Tickets für den Sprint, unabhängig von der Backlognummer verändern.

Aus dem Sprint entfernen
Abbildung agiler Prozesse (Scrum): Entfernt das Ticket aus dem Sprint und setzt die Sprintnummer zurück auf 0.

Aus dem Backlog entfernen
Abbildung agiler Prozesse (Scrum): Entfernt das Ticket aus dem Backlog (und Sprint) und setzt die Backlog- und Sprintnummer jeweils zurück auf 0.

Zeige zugehörige Tickets
Sie können diese Funktion nutzen, um alle per Tab "Zugeordnete Tickets" verknüpften Tickets in einem eigenen Dialog zu öffnen. In diesem Fall zeigt der neue Dialog alle zugeordneten Tickets an.

Weiteres
Feld Phase
Wenn man Tickets im Rahmen eines Projekts plant, kann ein Ticket einer vorhandene Phase des ausgewählten Projekts zugeordnet werden. Phasen können im Ticketsystem selbst nicht erstellt werden. Dies können Sie über die Gantt-Ansicht des Projektdialogs verwalten (Projekt-Dialog-Funktionsmenü --> Öffne Gantt-Ansicht). Sie können jedoch Tickets von Phasen lösen oder anderen Phasen des Projekts zuordnen.