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Umzug nach ZENDESK abgeschlossen
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#Die To-Do Tab
- Verfügbar ab Release 4.2.204
- Dokumentationsstand: 4.2.253
- Verfügbar ab Lizenztyp: Zeiterfasser Plus
- Benutzerrecht: [Projekt --> To-do]
Suchen und Filtern
In den To-do Dialogen steht ab sofort die Dialogliste mit allen Möglichkeiten zur Verfügung.
Die Einrichtung und das Arbeiten mit der Dialogliste wird in diesem Webinar erklärt: http://forum.proadsoftware.com/viewtopic.php?f=25&t=234
Zusätzlich zu dem normalen Verhalten sind Besonderheiten eingebaut die das Arbeiten in den Tabdialogen adressieren. So ist es z.B. unerheblich welche Filter im Standardfavoriten eingestellt sind. Wird aus der Ablage heraus ein To-do geöffnet und ist dieses nicht Teil des Standardfavoriten der Dialogliste, so wird der Eintrag hinzugefügt. Eine Aktualisierung der Liste wird diesen Eintrag eventuell wieder entfernen.
Gruppierungen
Mit den To-dos wird eine neue Möglichkeit der Listenanzeige in PROAD integriert: die Gruppierung.
Über das Kontextmenü der Liste kann man die Gruppierung aktivieren. Gruppiert wird immer nach der zweiten Spalte. Das heißt, man kann per Drag & Drop jede Spalte als zweite Spalte setzen und die Liste wird sich entsprechend neu gruppieren.
Die Gruppierungseinstellungen (Gruppierung an/aus, auf- oder zugeklappt) werden im Dialoglistenfavoriten gespeichert.
Bearbeiten von To-dos
Einführung
Die Liste der To-dos und die zu bearbeitenden Felder wurden in Tabs aufgetrennt. Um dennoch das Arbeiten mit dem Dialog angenehm zu machen, wurden die bekannten Vor-und-Zurück Funktionen eingebaut. Per Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich direkt die Bearbeiten-Tab.
Grundsätzlich muss man sich nicht auf dem Bearbeiten-Tab befinden, um ein To-do zu ändern. Die erreichbaren Funktionen sind alle auch direkt in der Liste ausführbar. So kann man zum Beispiel bequem Einträge auf erledigt setzen oder eine neue Zeiterfassung erstellen.
Die Felder der To-dos
Betreff / Nächster Schritt
Pflichtfeld für alle To-dos bis auf Historien. Eine kurze einzeilige Beschreibung des To-dos. Bei Historien kann hier ein nächster Schritt eingegeben werden.
Beschreibungsfeld
Hier kann eine mehrzeilige Beschreibung des To-dos eingegeben werden.
Von Datum
Ab wann das To-do beginnt. Dieses Feld kann leer bleiben. Für eine Weiterverarbeitung in Planungsdialogen muss das Feld ausgefüllt werden. Für die Ressourcenplanung ist dieses Feld ebenfalls Pflicht.
Bis Datum
Wann das To-do fällig ist. Dieses Feld darf leer sein. Für eine Weiterverarbeitung in Planungsdialogen muss das Feld ausgefüllt werden. Für die Ressourcenplanung ist dieses Feld ebenfalls Pflicht.
Erinnerungsdatum
Das Datum und die Uhrzeit für eine Erinnerung. Aktive Erinnerungen werden in PROAD oben in der Seitenleiste unterhalb des Logos angezeigt. Hier gibt es auch die Möglichkeit sich erneut erinnern zu lassen.
Status
Hier kann der Status des To-dos eingestellt werden. Zu beachten ist, dass die Zustände "erledigt" und "abgebrochen" für PROAD Endzustände sind, also für PROAD als abgeschlossen gelten. In bestimmten Bereichen werden abgeschlossene To-dos nicht mehr angezeigt.
Priorität
Für die Priorität kann zwischen "niedrig", "normal" und "hoch" ausgewählt werden. Das Feld wird als Sortierkriterium z.B. in der Startseite "Mein Wochenplan" verwendet und dient durch die farbliche Gestaltung als Anhaltspunkt "wichtiger" To-dos.
Zuständiger
Der Mitarbeiter oder Freelancer, der das To-do bearbeiten soll.
Verantwortlicher
Der Mitarbeiter oder Freelancer, der das To-do überwachen soll.
Firma
Hier kann man dem To-do eine Firma zuordnen. Dieses Feld wird automatisch bei der Zuordnung eines Projekts ausgefüllt. Die Felder Firma und Projekt hängen also direkt voneinander ab.
Projekt
Hier kann man dem To-do ein Projekt zuordnen. Für eine Weiterverarbeitung in Planungsdialogen ist das Feld auszufüllen. Für die Ressourcenplanung ist dieses Feld ebenfalls Pflicht. Es sind alle aktiven Projekte der Firmen zugelassen. Die Felder Firma und Projekt hängen also direkt voneinander ab.
Leistungsart
Zuordnung einer Leistungsart. Es können nur aktive Eigenleistungen zugeordnet werden die für Zeiterfassungen zugelassen sind. Für die Ressourcenplanung ist dieses Feld Pflicht.
Planstunden
Angabe des Gesamtaufwands für das To-do. Dieses Feld ist Grundlage für die Ressourcenplanung.
Reststunden
Restlicher Aufwand des To-dos. Wird in Zeiterfassung automatisch verringert wenn die Zeiterfassung eine Zuordnung zu dem To-do hat. Dieses Feld ist Grundlage für die Ressourcenplanung.
Erledigt von
Wird ein To-do auf den Status "erledigt" gesetzt wird dieses Feld mit dem aktuellen Zeitpunkt gefüllt, wenn es nicht schon ausgefüllt wurde. Das ist nur in der Historie möglich.
Erledigt am
Wird ein To-do auf den Status "erledigt" gesetzt wird dieses Feld mit dem aktuell angemeldeten Benutzer befüllt, wenn es nicht schon ausgefüllt wurde, was nur in der Historie an der Oberfläche möglich ist.
Nur bei Terminen:
Ort
Für Termine kann man den Ort des Termins angeben.
Anzeigen als
Über die Auswahl "Anzeigen als" können verschiedene Darstellungen im Startbereich und im Kalender eingestellt werden. Termine mit der Einstellung "Abwesend" oder "an einem anderen Ort tätig", werden für den Zeitraum des Termins auf der Startseite im Widget "Abwesenheit" dargestellt.
Nur bei Historien:
Kontakt
Wählen Sie aus den Kontakten der ausgewählten Firma den Gesprächspartner für den Eintrag.
Kontaktdatum
Für neue Historien wird das Kontaktdatum auf den aktuellen Zeitpunkt gesetzt.
Nur bei Tickets:
Ticket ID
Die Ticket ID ist eine fortlaufende Nummer die man über die Nummerierungseinstellungen einstellen kann. Für die interne Kommunikation ist gleich rechts daneben eine Funktion eingebaut, die eine Kombination aus Ticket ID und Betreff zum Kopieren zur Verfügung stellt.
Produkt
Pflichtfeld. Das Ticketsystem kann mehrere Produkte handhaben. Diese können in [Agentur --> Einstellungen --> Produktentwicklung] verwaltet werden. Im Dialog "Produktentwicklung" werden alle relevanten Informationen für die Entwicklung hinterlegt und diese in einigen der nachfolgenden Feldern zur Auswahl gestellt.
Subjekt
Pflichtfeld. Nach der Auswahl eines Produktes stehen hier die zugehörigen Subjekte zur Verfügung. Im Dialog Produktentwicklung können Sie Ihre Subjekte anlegen und verwalten. Jedes Produkt benötigt jedoch mindestens ein Subjekt.
Tester
Pflichtfeld. Hier können Sie einen Mitarbeiter als Tester zuordnen.
Fehlertyp
Pflichtfeld. Hier steht eine feste Auswahl zur Verfügung (Auftrag, Refactoring, Datenbank, Defect, Design, Funktionalität, Test, User Story).
Roadmap
Pflichtfeld. Die Inhalte können Sie im Dialog Produktentwicklung pro Produkt frei definieren.
Schweregrad
Pflichtfeld. Mit dem Schweregrad kann dem Ticket eine Gewichtung mitgegeben werden. Zum Beispiel wenn ein Fehler einen Absturz verursacht oder zu Fehlern bei den Daten führt.
Gefunden in Version
Pflichtfeld. Die Inhalte können Sie im Dialog Produktentwicklung pro Produkt frei definieren.
Fixed in Version
Pflichtfeld. Die Inhalte können Sie im Dialog Produktentwicklung pro Produkt frei definieren.
Geschlossen in Version
Pflichtfeld. Die Inhalte können Sie im Dialog Produktentwicklung pro Produkt frei definieren.
Arbeiten mit To-dos
Aufgaben
Aufgaben können an verschiedenen Stellen angezeigt werden:
- Gantt-Diagramm - Für die Anzeige im Gantt-Diagramm ist die Angabe eines Von- und Bis-Datums und eines Projekts notwendig.
- Aufgabenmanager - Hier kann man Aufgaben und Tickets anderen Mitarbeitern zuordnen. Erledigte To-dos werden hier nicht mehr angezeigt.
- Kalender - Für die Anzeige im Kalender ist die Angabe eines Von- und Bis-Datums zwingend. Angezeigt wird die Aufgabe im Kalender des zuständigen Mitarbeiters.
- Startseite - Im "Mein Wochenplan" gibt es einen eigenen Abschnitt für Aufgaben.
Termine
- Kalender - Termine werden auch im Kalender des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.
- Startseite - In "Mein Wochenplan" gibt es einen eigenen Abschnitt für Termine.
Historien
Startseite - In "Mein Wochenplan" gibt es einen eigenen Abschnitt für Historien.
Tickets
Tickets können an verschiedenen Stellen angezeigt werden:
- Gantt-Diagramm - Für die Anzeige im Gantt-Diagramm ist die Angabe eines Von- und Bis-Datums und eines Projekts notwendig.
- Aufgabenmanager - Hier kann man Aufgaben und Tickets anderen Mitarbeitern zuordnen. Erledigte To-dos werden hier nicht mehr angezeigt.
- Kalender - Für die Anzeige im Kalender ist die Angabe eines Von- und Bis-Datums und eines Projekts notwendig. Das Ticket wird auch im Kalender des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.
- Startseite - In "Mein Wochenplan" gibt es einen eigenen Abschnitt für Aufgaben.
Die Rechte des To-do Dialogs
Die Rechte der To-dos haben sich ab Version 4.2.204 grundlegend geändert. Zuvor gab es für die einzelnen Tabs (Aktivitäten, Historien) im jeweiligen Kontext eigenständig einstellbare Rechte für die Dialoge. Dies wird nun durch das einzelne Recht "To-do" ersetzt. Einige zusätzliche Ja/Nein-Rechte sind ebenfalls verblieben.
Das To-do Dialogrecht
Regelt die Sichtbarkeit der Tabs und des Hauptdialogs für To-dos und welche Bearbeitungsrechte man in den Dialogen hat. Es gibt nun keine einzelnen Rechte für die verschiedenen Tabdialoge mehr, sondern nur noch dieses eine globales Recht.
Darf To-dos von anderen sehen
Dieses Recht wirkt nur in der Aufgabenübersicht und nicht in den Tabdialogen (z.B. im Kunden oder Interessenten).
Darf den Planaufwand ändern
Regelt, ob man das Feld Planaufwand ändern darf.
Darf den Restaufwand ändern
Regelt, ob man das Feld Restaufwand ändern darf.
Darf den Zuständigen ändern
Regelt, ob man die Felder Zuständiger, Verantwortlicher und im Ticket das Feld Tester ändern darf.
Darf freie Ressourcen ermitteln
Regelt, ob man die Funktion "Darf freie Ressourcen ermitteln" bei Aufgaben und Tickets verwenden darf.
Die Funktionen des To-do Dialogs
Nachfolgend werden die Funktionen des To-do Dialogs in der Reihenfolge von links nach rechts beschrieben.
Ein neues To-do anlegen
Bei einem Klick auf den Plus-Button geht ein kleines Menü auf mit allen verfügbaren To-do Varianten. Wählt man eines aus, wird das Bearbeitentab sichtbar und man kann das neue To-do erstellen. Über die Funktion Speichern oder "Als erledigt markieren" wird das To-do angelegt. Rot umrandete Felder zeigen an, ob Pflichtfelder nicht angegeben wurden.
Wenn ein Datensatz ausgewählt, also markiert wurde, besteht die Möglichkeit diesem To-do ein weiteres To-do zuzuordnen. Beispielsweise als Folgeaktivität oder Folgetermin. Das markierte To-do wird dunkel hervorgehoben.
Vor- und Zurück
Lädt den nächsten bzw. vorherigen Datensatz aus der Liste.
Ein To-do kopieren
Kopiert das ausgewählte To-do.
To-dos löschen
Nach Auswahl eines oder mehrerer To-dos aus der Liste können diese gelöscht werden. Es ist nur möglich To-dos des gleichen Typs gleichzeitig zu löschen.
Die Zeiterfassung öffnen
Öffnet die Zeiterfassung für das ausgewählte To-do. Die Felder für das Projekt, die Leistungsart, Stunden (hier werden die Reststunden benutzt) und die Beschreibung werden für die Zeiterfassung vorausgefüllt, sofern diese Informationen im To-do vorhanden sind.
Einen Zeiterfassungstimer starten
Erstellt für das ausgewählte To-do einen neuen Zeiterfassungstimer wenn alle Felder dafür im To-do ausgefüllt wurden. Benötigt werden das Projekt und die Leistungsart. Ein eventuell bereits gestarteter Timer wird gestoppt und gespeichert.
Mein Kalender
Die Funktion öffnet den Kalender des eingeloggten Benutzers. Der Kalender öffnet sich in einem Pop-Up, bei Bedarf müssen Sie hier den Browser so einstellen, dass dies möglich ist.
Gant-Ansicht öffnen
Öffnet für ein markiertes To-do vom Typ 'Aufgabe' eine Gant-Ansicht. Die Ansicht öffnet sich in einem Pop-Up, bei Bedarf müssen Sie hier den Browser so einstellen, dass dies möglich ist.
Aufgabenmanager öffnen
Öffnet für ein markiertes To-do vom Typ 'Aufgabe' den Aufgabenmanager. Die Ansicht öffnet sich in einem Pop-Up, bei Bedarf müssen Sie hier den Browser so einstellen, dass dies möglich ist.
To-do im Kontext öffnen.
Öffnet für ein markiertes To-do vom Typ 'Aufgabe', 'Ticket', 'Termin' und 'Histoire' eine Information welche mit dem To-do im Kontext steht.
Diese Information können folgende sein:
Aufgabe: Zuständige Mitarbeiter, das Projekt oder die Firma (Kunde)
Ticket: Zuständige Mitarbeiter, die Firma (Kunde)
Termin: Zuständige Mitarbeiter
Historie: Zuständige Mitarbeiter
Ausgewählte To-dos als erledigt markieren
Die Funktion setzt alle in der Liste ausgewählten To-dos auf erledigt. Hierbei ist es auch möglich verschiedene To-do Typen auszuwählen. Im einzelnen werden der Status auf "erledigt" gesetzt, der Restaufwand auf 0, das Bis-Datum gefüllt (falls es bisher leer war), der aktuell angemeldete Benutzer wird als Erlediger eingetragen (sofern es noch keinen gab) und das Erledigt am Datum wird gefüllt (sofern es ebenfalls noch nicht ausgefüllt wurde). Für Tickets wird das Feld "Geschlossen in" auf die letzte Version für das ausgewählte Produkt gesetzt, wenn es noch nicht gefüllt war.
Video-Tutorial über den Bereich ansehen
Sie können hier ein Tutorial-Video oder die Aufzeichnung eines Webinars ansehen, welches das Thema der To-do-Liste abdeckt.
Forumsbeitrag über den Bereich ansehen
Sie können hier den Forumsbeitrag ansehen, welches das Thema der To-do-Liste abdeckt.
Das Funktionsmenü
Zusätzliche Funktionen lassen sich über das Funktionsmenü erreichen. Welche Funktionen auswählbar sind hängt von verschiedenen Faktoren ab.
- Die Art des To-dos
- Ob ein oder mehrere To-dos ausgewählt wurden
- Manche der zusätzlichen Funktionen benötigen besondere Rechte. Diese sind im Rechtedialog unter [Projekt --> To-do --> weitere Rechte] zu finden.
- Einige To-dos benötigen die Angabe der Planstunden bzw. der Von- und Bis-Datumsfelder
Für jedes To-do kann ein Kommentar hinterlegt werden. Der Kommentar kann nur für ein einzelnes gewähltes To-do bearbeitet werden und ist bei der Neuanlage und der Auswahl mehrerer To-dos nicht möglich.
Funktion "Zur Ablage" (alle To-dos)
Jedes To-do kann der Ablage hinzugefügt werden. Die Aufrufe aus der Ablage orientieren sich an der Zuordnung von Projekt, Firma und Zuständigen und dem To-do Typ.
- Für Aufgaben und Termine gilt: Ist das Projekt ausgefüllt wird das To-do im Projekt geöffnet, ist die Firma ausgefüllt wird das To-do in der Firma geöffnet, ansonsten im Dialog des Zuständigen.
- Für Tickets gilt: Das Ticket wird direkt im Ticketsystem geöffnet.
- Für Historien gilt: Ist die Firma ausgefüllt wird das To-do in der Firma geöffnet, ansonsten im Dialog des Zuständigen.
Funktion "In Aufgabenübersicht anzeigen" (alle To-dos)
Öffnet die Aufgabenübersicht mit allen in der Liste ausgewählten To-dos.
Funktion "Sende E-Mail" (alle To-dos, außer Phasen)
Das ausgewählte To-do wird als E-Mail mit dem Standard E-Mail Programm des Betriebssystems geöffnet. Hierbei wird die E-Mail-1 Adresse des Zuständigen als Empfänger benutzt, der Betreff und die Beschreibung entsprechend dem To-do ausgefüllt.
Die Funktion kann nur für ein einzelnes gewähltes To-do verwendet werden und ist bei der Neuanlage und der Auswahl mehrerer To-dos nicht möglich.
Funktion "Sende E-Mail (intern)" (alle To-dos, außer Phasen)
Das ausgewählte To-do wird als E-Mail mit dem internen E-Mail Client von PROAD geöffnet. Hierbei wird die E-Mail-1 Adresse des Zuständigen als Empfänger benutzt, der Betreff und die Beschreibung entsprechend dem To-do ausgefüllt.
Die Funktion kann nur für ein einzelnes gewähltes To-do verwendet werden und ist bei der Neuanlage und der Auswahl mehrerer To-dos nicht möglich.
Funktion "Selektierte drucken" (alle To-dos)
Alle selektierten To-dos eines Typs werden über den Report "Wiedervorlage" ausgegeben. Eine Ausnahme gibt es hier für Tickets, hier wird der Report "Ticket Gesamtübersicht" verwendet..
Die Funktion kann nur für ein oder mehrere ausgewählte To-dos des gleichen Typs verwendet werden und ist bei der Neuanlage nicht möglich.
Funktion "Selektierte drucken (Details)" (nur Tickets)
Alle selektierten Tickets werden über den Report "Ticket Gesamtübersicht" mit Detailinformationen ausgegeben.
Die Funktion kann nur für ein oder mehrere ausgewählte Tickets verwendet werden und ist bei der Neuanlage nicht möglich.
Funktion "Ermittle Arbeitsstunden" (nur Aufgaben und Tickets)
Die Funktion ermittelt die Anzahl der verfügbaren Stunden für den ausgewählten Zuständigen und setzt diese in das Feld Planstunden.
Die Funktion kann nur für eine einzelne ausgewählte Aufgabe oder Ticket verwendet werden und ist bei der Neuanlage nicht möglich.
Funktion "Freie Ressourcen ermitteln" (nur Aufgaben und Tickets)
Siehe http://forum.proadsoftware.com/viewtopic.php?f=49&t=485.
Die Funktion kann nur für eine einzelne ausgewählte Aufgabe oder Ticket verwendet werden und ist bei der Neuanlage nicht möglich.
Funktion "Neue Historie" (nur Historien)
Die Funktion erzeugt eine neue Historien und füllt das Beschreibungsfeld mit dem Inhalt des Feldes "nächster Schritt" der zuvor ausgewählten Historie.
Die Funktion kann nur für eine einzelne gewählte Historie verwendet werden und ist bei der Neuanlage und der Auswahl mehrerer To-dos nicht möglich.
Speichern
Speichert das ausgewählte To-do.
Die Tabs
Tabs konfigurieren
Über die Tab-Konfiguration (rechter Mausklick auf die Tableiste) können Sie sich Ihre persönliche Ansicht und Reihenfolge der Tabs zusammenstellen (abhängig von Benutzerrechten und verfügbaren Zusatzmodulen).
Tab Bearbeiten (Beispiel: Ticket)
Im Tab Bearbeiten können Sie weitere Informationen zu Ihrem To-do erfassen.
Tab Kommentar
Kommentare können einfach und schnell in der Tab Kommentar bearbeitet werden.
Beim Hinzufügen eines Kommentars über den "Kommentar hinzufügen" Button in der Toolbar, werden immer die Informationen Datum, Uhrzeit und der Kurzname des Kommentators eingefügt. Dies geschieht oberhalb bereits vorhandener Texte. Somit ist eine Kommentarhistorie möglich.
Zusätzlich stehen hier die Textbausteine über eine Drop-Down in der Toolbar zur Verfügung. Bei Auswahl eines Textbausteins wird der Inhalt an der Cursorposition eingefügt.
Tab Anhang
An To-do´s können beliebige Dateien (bis 10 MB Größe) angehängt werden. Sie können über die Upload beziehungsweise Download Buttons sehr einfach eine Datei hochladen oder herrunterladen. Bei Bedarf kann eine Beschreibung angeben werden.
Tab Zugeordnete To-dos
An dieser Stelle können Sie ein To-do mit beliebig vielen anderen To-dos verknüpfen. Verknüpfte To-dos können in der Liste markiert und über den Button "Öffnen" in einem eigenen Dialog geöffnet werden.
Tab DMS Dokumente
Wenn das Zusatzmodul DMS (Dokumentmanagement-System) bei Ihnen verfügbar ist, können Sie an dieser Stelle Dokumente aus dem DMS mit To-dos verbinden. Aus dem DMS heraus können Sie auch umgedreht eine Verbindung zu To-dos herstellen. Dies eignet sich zum Beispiel für ergänzende technische Dokumentationen oder Styleguides.
Tab Checkliste
Für weitere Informationen über die Tab "Checkliste" beachten Sie die folgende Dokumentation: viewtopic.php?f=49&t=1168