[#Doku] Projektordner

Wibke Arnold
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[#Doku] Projektordner

Beitragvon Wibke Arnold » Di. 9. Aug 2016, 15:29

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Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Projektordner
  • Verfügbar ab: Version 4.2.337
  • Dokumentationsstand: 5.2.217
  • Verfügbar ab Lizenztyp: Verwaltung
  • Benutzerrecht: [Projekt --> Projekt --> Projektordner]
  • Modul: ja
Voraussetzungen
Die Funktion kann nur in einem internen Firmennetzwerk genutzt werden. Remoteserver oder Clouddienste werden nicht unterstützt. Das Verzeichnis muss auf dem PROAD-Server eingerichtet werden und sichergestellt werden, dass alle PROAD-Benutzer ausreichende Zugriffsrechte auf das Verzeichnis haben. Hier kann Ihnen Ihr Netzwerkadministrator weiterhelfen.

Allgemeine Beschreibung
Mit dem Modul „Projektordner“ können Sie automatisch bei der Projektanlage in einem definierten Serververzeichnis einen Ordner anlegen lassen. Diesen können Sie dann zur Ablage von Dateien verwenden, die Sie nicht direkt innerhalb von PROAD verwalten möchten.
Ordneraufbau und –struktur können Sie über die Grundeinstellungen konfigurieren. Die Funktionalität steht nur für Projekte der Typen „Standard“ oder „Fortlaufend“ zur Verfügung. Also nicht für Projekte zu Interessenten oder der eigenen Firma.

Grundeinstellungen

Pfade
Serververzeichnis: Tragen Sie hier den Pfad für das Verzeichnis ein, welches auf dem Server verwendet werden soll. Stellen Sie sicher, dass alle gewünschten Benutzer vollständige Schreib- und Leserechte im Netzwerk auf dieses Verzeichnis haben.
Netzwerkpfad für Mac: Tragen Sie hier den Pfad auf das Serververzeichnis ein, wenn Sie mit einem Mac-Client auf den Projektordner zugreifen möchten.
Netzwerkpfad für Windows: Tragen Sie hier den Pfad auf das Serververzeichnis ein, wenn Sie mit einem Windows-Client auf den Projektordner zugreifen möchten.

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Optionen und Struktur für die Ordneranlage
Mit der Option „Ordner automatisch erstellen (bei Neuanlage eines Projekts)“ wird bei der Anlage eines Projekts automatisch ein Ordner im definierten Verzeichnis angelegt. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren möchten und nur für bestimmte Projekte oder bereits erfasste Projekte Ordner anlegen möchten, kann dies über eine eigene Funktion direkt im Projektdialog durchgeführt werden. In beiden Fällen muss sichergestellt werden, dass für den Benutzer das entsprechende Benutzerrecht vergeben wurde.

Ordneranlage pro Projekttyp erlauben
Es kann für alle Projekttypen , "New Business", "Intern" und "Kundenprojekte", einzeln angegeben werden ob die Projektordner Funktionalität unterstützt wird.

Leerzeichen ersetzen
Um im Ordnernamen die Leerzeichen zu ersetzen, kann hier eingestellt werden, durch welches Zeichen ersetzt werden soll.

Ordnerstruktur
Sie können definieren, wie die Verzeichnisstruktur und -benennung aufgebaut werden soll.
Die Vorschau zeigt das Ergebnis ihrer gewählten Einstellungen an.

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Wenn Sie die Option „Register (A-Z, 0-9)“ verwenden möchten, so wird das Register anhand der in der Hierarchie nächstfolgenden Option erstellt.
Beispiel:
Optionen „Register“, „Kurzname“ und Projektnummer wurden gewählt. Der Kurzname des Kunden lautet „ALFA“ die Projektnummer „ALFA-16170“, so wird folgende Verzeichnisstruktur aufgebaut:

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Würde z.B. statt des Kurznamens das Jahr als Option ausgewählt werden, würde das Ergebnis so aussehen:

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Die Einordnung innerhalb des Registers erfolgt als Zahlenwert anhand der Jahreszahl, in diesem Fall „2016“. Die Jahreszahl wird anhand des Auftragsdatums aus dem Projekt erzeugt.
Wird die Option „Kampagne“ verwendet, muss berücksichtigt werden, dass meist nicht bei allen Projekten (zu finden unter Projekt > Projekt > Details) eine Kampagnenzuordnung vorgenommen wurde. In diesen Fällen wird automatisch ein Ordner mit dem Namen „no_campaign“ erzeugt.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit individuelle Unterordner im automatisch angelegten Projektordner zu erstellen. So können Sie z.B. direkt Verzeichnisse für Bild- und Sounddateien anlegen lassen. Die Bezeichnung können sie frei wählen. Tragen Sie diese im Feld „Zusätzliche Unterordner“ ein. Möchten Sie mehr als einen zusätzlichen Unterordner anlegen, so geben Sie die Namen der einzelnen Ordner getrennt durch ein Komma an.

TIPP: Probieren Sie bei der Ersteinrichtung verschiedene Einstellungen aus, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten. Solange Sie in die Verzeichnisse noch keine Dateien abgelegt haben, können Sie jederzeit die automatisch angelegten Verzeichnisse und Ordner löschen.

Wichtiger Hinweis: Datei- und Verzeichnisnamen dürfen bestimmte Zeichen (z.B. \/:*?“<>|) nicht enthalten. Diese werden bei der automatischen Anlage gefiltert durch und _ ersetzt. Sollte z.B. eine Projektnummer ASK?ME-16003 lauten, so wird der Projektordner mit der Bezeichnung ASK_ME-16003 angelegt.
Die Verzeichnislänge wird durch das Betriebssystem vorgegeben. Sollte der Verzeichnisname zu lang werden (z.B. mehr als 100 Zeichen bei einer Kombination aus „Projektnummer und Projektname“) so kann keine Ordneranlage erfolgen. Dies muss manuell durch den Benutzer überprüft werden.

Funktion im Projektdialog
Im Projektdialog (Menü Projekt > Projekt) neben dem Feld „Projektname“ steht das Funktionsicon zum Öffnen bzw. Erstellen des Projektordners zur Verfügung.

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Das Icon / die Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn
  • der Projekttyp in den Einstellungen nicht freigegeben wurde
  • das Benutzerrecht nicht vergeben ist
  • das Modul nicht lizenziert ist
Mit Klick auf das Icon wird geprüft, ob der Projektordner bereits vorhanden ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird dieser erstellt. Gleichzeitig wird ein Dialog geöffnet, der den Pfad anzeigt, wo sich der Projektordner befindet. Der Pfad kann kopiert werden und in den Dateimanagern der jeweiligen Betriebssysteme (Windows = Explorer oder Mac=Finder) zum direkten Aufruf des Projektordners eingefügt werden.

Hinweis: Wenn ein vorhandenes Projekt gelöscht oder geändert wird, hat dies keinen Einfluss auf den vorhandenen Projektordner. Vorhandene Projektordner werden nicht automatisch geändert oder gelöscht. Haben Sie z.B. den Projektnamen als Bestandteil des Projektordnernamens definiert und ändern nun im Projekt den Namen ab, so muss der Projektordnername manuell im Dateisystem geändert werden.

AVE
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Re: [Doku] Projektordner

Beitragvon AVE » Fr. 2. Mär 2018, 14:19

Kann man den Projekttyp "New Business" zu Standard ändern? Macht ja Sinn, wenn der Satus sich ändert

AVE
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Re: [Doku] Projektordner

Beitragvon AVE » Di. 10. Apr 2018, 11:47

???