#[Doku] Reisekosten

Anastasija
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#[Doku] Reisekosten

Beitragvon Anastasija » Mo. 10. Jul 2017, 14:11

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https://proadsoftware.zendesk.com/hc/de ... 0007149638


Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Reisekosten
  • Verfügbar ab Release 5.0.213
  • Dokumentationsstand: 5.0.259
  • Verfügbar ab Lizenztyp Zeiterfassung Plus
  • Modul: Ja
  • Benutzerrecht: [Projekt --> Reisekosten]
  • [Projekt --> Reisekosten --> weitere Rechte --> "Darf alle Reisekostenabrechnungen sehen"] - Dieses Recht steuert, ob man nur seine eigenen Reisekosten sehen und bearbeiten darf
  • [Projekt --> Reisekosten --> weitere Rechte --> "Darf Reisekosten in Eingangsrechnungen transferieren"]

Einführung
Die Reisekostenerfassung in PROAD erfolgt über das Menü Projekt > Reisekosten. Erfasste Reisekosten können zu einem späteren Zeitpunkt in Eingangsrechnungen transferiert werden. Wenn die Daten nun in die Eingangsrechnung transferiert wurden ist es möglich die Eingangsrechnung weiter zu bearbeiten.

Grundeinrichtung
Bevor Reisekosten erfasst werden können, müssen die Leistungsarten für die Verwendung in Reisekosten gekennzeichnet und mit Voreinstellungen versehen werden.
Dies erfolgt im Menü Agentur > Leistungsart und Tab „Details“.
Folgende Checkboxen zur gewünschten Leistungsart müssen aktiviert werden

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„Aktiv“
„Fremdleistungen“
„Eingangsrechnungen“

Zusätzlich muss auf dem Tab „Details“ die Leistungsart als „Reisekosten“ (Checkbox) markiert werden.

Die Angaben in den Feldern „Beschreibung“ und „Reisekosten Wert“ sind optional. Wenn Sie die Felder ausfüllen, werden Ihnen diese Informationen bei der Verwendung der Leistungsart automatisch vorgeschlagen. So könnte z.B. 0,39 EUR als Fahrtkostenpauschale (Wert wird später in das Feld „Einkaufspreis“ in der Reisekostenerfassung übertragen) für km-Abrechnungen hinterlegt werden und bei der Erfassung die Anzahl der abzurechnenden Kilometer.

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Erfassung von Reisekosten
Um eine neue Reisekostenabrechnung zu erfassen, klicken Sie auf das Icon „Anlegen und speichern“.
Dabei werden automatisch die ersten Eckdaten zu der Reise angelegt. Diese können Sie dann anpassen.

Kopfdaten

​Mitarbeiter
Hier erscheint automatisch der Mitarbeiter, der die Reisekosten erfasst. Wenn Benutzerrecht vorhanden, kann hier ein anderer Mitarbeiter oder Freelancer ausgewählt werden.

​Reise
Hier können Sie beispielsweise den Reiseanlass angeben.

​Datum
Erfassungsdatum der Belege

​Bemerkung
Hier können Sie weitere Bemerkungen zu dieser Reisekostenabrechnung erfassen.

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Positionen (Einzelbelege)

Projekt
Das ist die Projektnummer, die in den Reisekostenpositionen hinterlegt wird.

​Leistungsart
Wählen Sie hier die gewünschte Leistungsart aus. Es werden die Leistungsarten zur Verwendung angesprochen, die den eingangs gennanten Kriterien entsprechen.

Leistungsdatum
Hierbei handelt es sich um das Datum des Belegs.

​Anzahl
Bei einfachen Belegbeträgen beträgt die Anzahl 1.
Sollten Sie z.B. km-Pauschalen abrechnen wollen, kann hier die Anzahl der km angegeben werden und im folgenden Feld "Einzelpreis" die km-Pauschale.

Button "Wechselkursrechner"
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Über den Button "Wechselkursrechner" öffnet sich ein Overlay mit einem Fremdwährungsrechner. Da Reisekosten nur in der Agenturwährung verarbeitet werden, besteht hier die Möglichkeit, Positionen in Fremdwährungen in die Agenturwährung umzurechnen. Zusätzlich werden die hier verwendeten Daten in ein Feld geschrieben, welches über die Liste anzeigbar ist. Somit stehen die ursprünglichen Werte zur Nachvollziehbarkeit zur Verfügung. Nachträgliche Änderungen an den Werten der Position leeren dieses Feld wieder.
Eine nähere Beschreibung finden Sie hier:
http://forum.proadsoftware.com/viewtopic.php?f=49&t=878

​Einzelpreis
Geben Sie hier den Belegwert oder einen Verrechnungswert (z.B. km-Pauschale) an

​Netto
Der Nettobetrag berechnet sich aus dem Feld "Anzahl" mal "Einzelpreis".

​MwSt. %
Geben Sie hier den MwSt.-Satz des Belegs an.

​Brutto
Geben Sie hier den Bruttobetrag des Belegs ein.

Beschreibung
Die Angabe im Feld "Beschreibung" ist optional.

Belege hinzufügen
In dem Tab „Anhang“ können die zugehörigen Belege gespeichert werden.

Reisekosten in Eingangsrechnung transferieren
  • Wählen Sie aus der Dialogliste die Reise aus, die Sie in eine Eingangsrechnung transferieren möchten
  • Wählen Sie im Funktionsmenü den Eintrag „Transfer in eine Eingangsrechnung“

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  • Wählen Sie den Kreditor aus, der in der Eingangsrechnung eingetragen werden soll. Der erfasste Mitarbeiter wird vorgeschlagen, kann hier jedoch auch nochmal geändert werden.
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Im Reisekostendialog können Sie sich die Spalten "Reisekosten transferiert", "Eingangsrechnung - Interne Belegnummer" und "Eingangsrechnung - Paginiernummer" einblenden.

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Um zwischen der zusammenhängenden Eingangsrechnungen und Reisekosten zu wechseln, stehen in den Funktionsmenüs die Funktionen „Öffne Eingangsrechnung“ bzw. "Öffne Reisekosten" zur Verfügung.