[#Doku] Aufgabenmanager (neu)

Andreas Ahlbrecht
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[#Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Andreas Ahlbrecht » Di. 7. Nov 2017, 14:56

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https://proadsoftware.zendesk.com/hc/de ... 0007635038


Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Aufgabenmanager
  • Verfügbar ab Release 5.0.329
  • Dokumentationsstand: 5.0.329
  • Verfügbar ab Lizenz "Berater"
  • Modul: Ja
  • Benutzerrecht: [Projekt --> Aufgabenmanger]
Einführung
Das Tool ermöglicht einen schnellen, tagesgenauen Überblick zur Auslastung der einzelnen Mitarbeiter auf Stundenbasis. Auf einen Blick wird dargestellt, ob der Mitarbeiter ausgelastet oder überlastet ist oder ob dieser noch über freie Kapazität verfügt.
Hierbei werden die individuellen Verfügbarkeiten der Mitarbeiter, bereits verplante Urlaube und eingetragene Krankheiten berücksichtigt. Termine werden aktuell in der Kapazitätsermittlung nicht berücksichtigt.
Zusätzlich zu einer kumulierten Darstellung pro Tag und Mitarbeiter können die verteilten Restaufwände der einzelnen Aufgaben angezeigt werden.


Grundeinrichtung
Für die Nutzung des Tools sollten folgende Voraussetzungen getroffen sein:
  • Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Details" > Checkbox "in Planung verfügbar" und "aktiv" müssen aktiviert sein
  • Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Verfügbarkeit" > ein gültiger Eintrag ist für die Kapazitätsermittlung grundlegend
Der Aufgabenmanager wird über Projekt > Aufgabenmanager aufgerufen und öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. (Pop-Ups müssen zugelassen sein.) Er hat folgendes Aussehen:
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Der neue Aufgabenmanager wird kontinuierlich weiter entwickelt und der Funktionsumfang entsprechend angepasst. Der Aufgabenmanager arbeitet mit den To-Do Typen Aufgabe und Ticket.

Über den Link "ZUM KLASSISCHEN AUFGABENMANAGER" am oberen Rand der PROAD-Oberfläche (im Bild markiert) gelangt man zum bisherigen, klassischen Aufgabenmanager.

In der Zeile unmittelbar unter dem Link zum klassischen Aufgabenmanager kann die Ansicht wie folgt angepasst werden:
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Über die Schaltfläche neben "Nicht zugeordnete Aufgaben und Tickets" (markiert) kann dieser Bereich vorübergehend aus der Ansicht ausgeblendet werden. Der Bereich wird dabei zu einer schmalen Leiste verkleinert. Über die Schaltfläche am oberen Rand dieser Leiste kann der Bereich wieder eingeblendet werden.

Durch einen Klick auf die Info-Schaltfläche neben "Legende" wird eine Übersicht über die Bedeutung der einzelnen farblichen Markierungen im Kalender eingeblendet. Ein Klick auf das "X" (umrandet) schließt die Legende.
Bild

Die Schaltflächen "Tag >" und "Woche >>" beeinflussen den im Kalender dargestellten Zeitraum.
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Beim Starten des Aufgabenmanagers beginnt die Darstellung im Kalender zunächst mit dem aktuellen Tag. Über die Schaltfläche "Tag >" wird die Ansicht um einen Tag verschoben und die Schaltfläche "Woche >>" verschiebt die Ansicht entsprechend um eine Woche.
Bild > Bild >> Bild

Sobald von einer der eben beschriebenen Schaltflächen gebrauch gemacht wird erscheinen weitere Schaltflächen. Über diese kann bequem zurück zum aktuellen Tag ("Heute"), bzw. tage- und wochenweise zurück navigiert werden.
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Wird der Aufgabenmanager über Projekt > Aufgabenmanager aufgerufen, so wird in der linken Spalte zunächst eine Auswahl von To-Dos angezeigt.

Dabei stehen ausschließlich To-Dos folgender Typen zur Auswahl:
  • Aufgabe
  • Ticket
Fernerhin werden ausschließlich To-Dos angezeigt
  • deren Status nicht Erledigt oder Abgebrochen ist,
  • die noch Restaufwand aufweisen,
  • deren Von- und Bis-Datum gefüllt sind.
  • Das To-Do muss vor bzw. am letzten im Kalender angezeigten Tag beginnen (Von-Datum)
Die relevanten Felder in der Ansicht eines To-Dos des Typs Aufgabe sind im folgenden Bild gelb markiert dargestellt.
Bild

Außerdem markiert ist das Projekt welchem dieses To-Do zugeordnet ist.

Davon ausgehend kann die Auswahl zur Disposition stehender To-Dos über einen Filter weiter eingegrenzt werden. Durch einen Klick auf "Alle Projekte" wird der Filter geöffnet.
Bild

Der geöffnete Filter hat folgendes Aussehen:
Bild

Die Schaltfläche "Alle Projekte" dient dazu in der Liste darunter alle Projekte anzuzeigen, die To-Dos enthalten, welche den oben genannten Kriterien entsprechen. Über die Schaltfläche "Ohne Projekt" kann die Auswahl auf solche To-Dos eingeschränkt werden, die ebenfalls den oben genannten Kriterien entsprechen, die aber keinem Projekt zugeordnet sind.

Die im Kalender dargestellte Zeitspanne beinflusst ebenfalls welche To-Dos zur Auswahl stehen. Zeigt der Kalender z.B. bis zum 2.11. an, werden To-Dos, die am 3.11. beginnen nicht in der Auswahl angezeigt. Zur Zuweisung eines To-Dos muss das Von-Datum des To-Dos innerhalb des im Kalender dargestellten Zeitraumes oder davor liegen.

Im folgenden Bild wurde die Liste auf die Darstellung von To-Dos eines bestimmten Projektes eingeschränkt. Der Name des Projektes wird nun anstelle von "Alle Projekte" angezeigt.
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Hier sind folgende Daten auf einen Blick erkennbar:
  • Start-Datum des To-Dos. Dies ist das Von-Datum in der Detailansicht des To-Dos weiter oben (Bild 9).
  • Der Restaufwand dieses To-Dos
  • Das Ende-Datum des To-Dos. Dies ist das Bis-Datum in der Detailansicht des To-Dos weiter oben.
Darüber hinaus wird durch folgende Symbole der To-Do-Typ angezeigt:
Bild Bild
Neben dem Symbol wird der Name des To-Dos angezeigt und am unteren Rand sind Projekt-Nummer und -Name aufgeführt.

Das zum jeweiligen To-Do gehörende Symbol wechselt zu einem Info-Symbol, wenn sich der Mauszeiger im Bereich des To-Dos befindet.
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Dieses Info-Symbol kann angeklickt werden, woraufhin sich eine Übersicht (Visitenkarte) mit verschiedenen relevanten Daten öffnet. Über diese Übersicht können verschiedene Funktionen ausgeführt werden:
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Ein Klick auf eines der Lupen-Symbole führt dazu, dass im PROAD Anwendungsfenster der entsprechende Datensatz geladen wird. So kann direkt zu den Details von Aufgabe, Kunde und Projekt navigiert werden.

Über die markierten Schaltflächen am unteren Rand wird im PROAD-Anwendungsfenster Zeit auf die ausgewählte Aufgabe gebucht, bzw eine E-Mail versandt.

Im mittleren Bereich des Aufgabenmanagers werden die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter aufgelistet. (Notwendige Voraussetzungen, damit ein Mitarbeiter hier aufgeführt wird: siehe ganz oben unter Grundeinrichtung.)
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Über die markierte Schaltfläche, links neben dem Mitarbeiternamen, können die diesem Mitarbeiter zurzeit zugewiesenen To-Dos angezeigt werden. Der verbleibende Restaufwand eines To-Dos wird in der Spalte "Rest" angezeigt.

Im folgenden Beispiel ist der Name des Mitarbeiters, der Typ des zugewiesenen To-Dos (anhand des Symbols - hier eine Aufgabe), die Beschreibung der Aufgabe und der Restaufwand dieser Aufgabe zu sehen.
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Die Schaltflächen "Alle zuklappen" und "Alle aufklappen" dienen dazu die zugewiesenen To-Dos aller angezeigten Mitarbeiter ein- bzw. auszublenden.

Um ein To-Do einem Mitarbeiter zuzuweisen braucht dieses lediglich per Drag & Drop auf den Namen des jeweiligen Mitarbeiters gezogen zu werden. Der Aufgabenmanager überprüft dann relevante Eigenschaften des To-Dos und des Mitarbeiters und weist dem Mitarbeiter das To-Do zu. Das zugewiesene To-Do wird nun, abhängig vom Ergebnis der vorherigen Prüfung, auf untertschiedliche Weise im Aufgabenmanager dargestellt. Die folgenden Ausführungen sollen helfen die zugrunde liegende Systematik zu verstehen.

Im Allgemeinen sind für jeden Mitarbeiter über Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Verfügbarkeit" produktive Zeiten definiert (beispielsweise 7 Std./Tag). Von dieser produktiven Zeit werden Zeiten aus Urlaub und Krankheit abgezogen. Übrig bleibt dann die "Kapazität" (in Stunden) des Mitarbeiters, welche verplant werden kann. Diese dient dem Aufgabenmanager als Ausgangsgröße. Die "Kapazität" ist mit einem leeren Glas vergleichbar. Wird dem Mitarbeiter ein To-Do zugewiesen, erhöht sich der Füllstand des Glases. Würde durch das Hinzufügen eines To-Dos, oder auch mehrerer To-Dos, das Glas zu 100% gefüllt, änderte sich die farbliche Darstellung im Kalender gemäß der weiter oben gezeigten Legende zu Gelb.

Im folgenden Beispiel wurde einem Mitarbeiter ein To-Do vom Typ Aufgabe zugewiesen.
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In dieser Darstellung können folgende Informationen abgelesen werden:
  • Der Restaufwand des To-Dos beträgt 12 Stunden.
  • Die 12 Stunden Restaufwand werden gleichmäßig auf 6 verfügbare Tage zu je 2 Stunden verteilt. (Auf wie viele Tage die Aufgabe verteilt wird, ergibt sich aus den Von- und Bis-Daten der Aufgabe.)
  • Die in grauer Farbe gezeigte Spalte neben dem Namen eines To-Dos gibt die Summe der für einen Mitarbeiter in einer Woche, für diese Aufgabe verplanten Zeit an. Hier sind dies in einer Woche 8, in der nächsten Woche 4 Std. In den grauen Feldern neben dem Namen des Mitarbeiters wird die Summe der für diesen Mitarbeiter für alle zugewiesenen To-Dos in dieser Woche verplanten Zeiten angegeben.
Alle Angaben neben dem zugewiesenen To-Do zeigen also Daten bezüglich der Verteilung des Restaufwandes des To-Dos auf die Zeitspanne, die in den Von- Bis-Feldern des To-Dos angegeben ist. Durch Aufrufen der Übersicht (Visitenkarte) des To-Dos (Klick auf das Aufgabe-Symbol - siehe Bilder 15, 16) können die Von- Bis-Daten auf einfache Weise überprüft werden, ohne das To-Do erst öffnen zu müssen.
Bild

Die neben dem Namen des Mitarbeiters dargestellten Tages-Felder zeigen durch ihre Farbgebung (siehe Legende, Bild 3) an wie stark der jeweilige Mitarbeitert ausgelastet ist. Klicken auf eines dieser Felder (Arbeitstage - in Bild 19 oben exemplarisch mit rotem Punkt hervorgehoben) öffnet sich eine Zusammenfassung der Auslastung des Mitarbeiters am jeweiligen Tag.
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Wird dem Mitarbeiter nun eine weitere Aufgabe mit gleicher Laufzeit (Von - Bis-Daten) und einem Restaufwand von 36 Std. zugewiesen, ergibt sich folgendes Bild:
Bild

Hier sind folgende Informationen auf einen Blick erkennbar:
  • Der Mitarbeiter hat an den Tagen Dienstag bis Freitag in KW 45, 32 Stunden durch To-Dos verplante Zeit.
  • In KW 46 sind bisher 16 Std., verteilt auf 2 Tage, verplant.
  • Zusammen sind das 48 Stunden. Das entspricht der Summe der Restaufwände der beiden zugewiesenen To-Dos (16 Std. + 32 Std.)
  • Der Zeitraum vom 07.11. bis 14.11. wird gemäß der Legende (Gelb=100% - 115%) dargestellt.
  • Die Restaufwände der zugewiesenen Aufgaben, sowie deren Verteilung über die Laufzeit werden gezeigt.
Ein Klick auf das gelb gefärbte Feld für Dienstag, den 07.11., öffnet die Zusammenfassung für diesen Tag:
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Hier ist zu erkennen, dass der Mitarbeiter an diesem Tag eine Stunde Mehrarbeit zu leisten hat, da die zur Verfügung stehende Kapazität (Wasserglas) zu mehr als 100% "befüllt" ist. (Verplante Zeit/Kapazität = 8/7 = 1,1428 --> der Mitarbeiter ist zu ~ 114,3% verplant.)

Weiter oben wurde erwähnt, dass der Aufgabenmanager bei der Zuweisung eines To-Dos zu einem Mitarbeiter gewisse Dinge prüft und daraufhin die Darstellung im Kalender vornimmt. Dabei ist es möglich einen Mitarbeiter zu "überbuchen" um z.B. Überstunden abzubilden. Durch die Darstellung der Stundenverteilung über einen Zeitraum und je zugewiesenem To-Do, können solche Umstände leicht erkannt werden.

Wird jedoch versucht einem Mitarbeiter To-Dos zuzuweisen, der infolge Urlaub oder Krankheit "ausfällt", kommt es zu einem Konflikt bei der Verteilung der Stunden. Um auf die Metapher von weiter oben zurück zu kommen: Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag Urlaub hat oder durch Krankheit ausfällt, so ist quasi gar kein Glas vorhanden das befüllt werden könnte. Dieser Umstand führt dazu, dass der Aufgabenmanager den Restaufwand aus dem To-Do nicht verteilen kann. Im folgenden Beispiel hat ein Mitarbeiter während der Laufzeit der zugewiesenen To-Dos Urlaub:
Bild

Die Zeitspanne des Urlaubs wird, ebenso wie die Wochenenden, in weißer Farbe dargestellt. Die Urlaubstage deshalb, weil an Urlaubstagen keine Kapazität zur verfügung steht. Die Wochenenden werden in Weiß dargestellt, da für diesen Mitarbeiter in Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Verfügbarkeit" Samstag und Sonntag als arbeitsfrei definiert sind. Die Felder neben den hier zugewiesenen Aufgaben werden über die gesamte im Kalender dargestellte Zeit schraffiert dargestellt, da der Aufgabenmanager aufgrund des vorliegenden Konfliktes (Zuweisung trotz Urlaub/Krankheit) nicht in der Lage ist die Restaufwände tageweise zu verteilen. Die Tatsache, dass ein Konflikt vorliegt kann leicht an den dargestellten "ACHTUNG!"-Symbolen (Ausrufezeichen) erkannt werden.

Um einen solchen Konflikt aufzulösen kann nun in den Übersichten (Visitenkarten) der mit einem Achtung-Symbol versehenen To-Dos der jeweilige Von-Bis-Zeitraum überprüft werden. Die Laufzeit eines To-Dos muss außerhalb der als Urlaubs- oder Krankheitszeit definierten Zeitspanne liegen.

Sollen einige Aspekte eines zugewiesenen To-Dos geändert werden, wie beispielsweise das Von- oder Bis-Datum, so kann eine vereinfachte Ansicht des To-Dos durch Doppelklick auf das betreffende To-Do geöffnet werden:
Bild

Über die Schaltflächen am unteren Rand des Dialoges können vorgenommene Änderungen verworfen oder gespeichert werden.

In vorigem Beispiel (Bild 24) waren nur zwei To-Dos zugewiesen und beide waren konfliktbehaftet. Das folgende Bild zeigt zum Schluss noch einen Zustand in dem zusätzlich noch ein "konfliktfreies" To-Do zugewiesen wurde:
Bild

Die Laufzeit des neu zugewiesenen To-Dos ("Die dritte Aufgabe", 15.11. bis 17.11.) liegt außerhalb des Urlaubs des Mitarbeiters (07.11. bis 14.11.). Der Restaufwand des To-Dos konnte durch den Aufgabenmanager somit sauber verteilt werden und führt zu einer Auslastung des Mitarbeiters von 100% an den drei Tagen die durch die Laufzeit des To-Dos definiert sind.

Rückenwind
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Re: [Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Rückenwind » So. 3. Dez 2017, 16:13

Hallo Herr Ahlbrecht,
wir würden den Aufgabenmanager gerne für unsere Kapazitätenplanung nutzen. Nur habe ich dabei einige Probleme.

Ein Beispiel: Wenn ich in ihrer Workflow-Logik vorgehen möchte, erstelle ich ein Angebot über 10 Tagessätze für Konzeption. Aus der Positionsliste erstelle ich ein ToDo über 10 Tage Konzeption. Diese 10 Tage kann ich dann aber nur einem einzigen Mitarbeiter zuordnen. Auch kann ich diese 10 Tage nur gleichmäßig über den eingestellten Zeitraum verteilen lassen. Das wäre für kaum einen reales Projekt so praktikabel.

Kann ich das ToDo auch auf mehrere Mitarbeiter verteilen? Wie kann ich sie nach Agenturanforderungen und nicht automatisch auf den Zeitraum verteilen?

Für wen ist was im Aufgabenmanager sichtbar? Gibt es eine Möglichkeit die Sichtbarkeit einzuschränken?

Vielen Dank und lieben Gruß!

Michael Schmiechen
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Re: [Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Michael Schmiechen » So. 3. Dez 2017, 16:26

Hallo,

Aufgaben brauchen immer einen Zuständigen. In ihrem beschriebenen Szenario sollten Sie die Aufgaben duplizieren, um die Aufgabe an verschiedene Zuständigen zu verteilen und um feingranularer planen zu können.

Der Aufwand kann beim Duplizieren gleichmäßig verteilt werden.

viewtopic.php?f=49&t=798&sid=752a894e33 ... 1d23dd56f5

Rückenwind
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Re: [Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Rückenwind » Mo. 4. Dez 2017, 13:04

Hallo Herr Schmiechen,
es ist also nicht möglich eine Aufgabe anders als gleichmäßig über den Zeitraum zu verteilen? Ich müsste für jede Einheit ein Duplikat erstellen? Das würde ja beispielsweise bei 20 Tagessätzen a 10 Stunden bedeuten, dass ich 20x10 Duplikationen erstellen müsste, um meine Stunden so zu verteilen, wie ich möchte, korrekt?
Können sie mir bitte meine Frage zur Sichtbarkeit noch beantworten?
Lieben Gruß

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Re: [Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Michael Schmiechen » Mo. 4. Dez 2017, 19:40

Hallo,

ja, aber 20 Duplikate sind mit der Funktion innerhalb weniger Sekunden erstellt. Wenn nicht gleichtmäß, welche Logik soll denn dann verwendet werden? Der "Mensch" kann danach ja immer noch jederzeit korrigieren.

Wenn Sie "genau" planen wollten, muss man leider auch etwas mehr dafür tun ;-)

Bezüglich der Sichtbarkeit können Sie das per Benutzerrecht einstellen (Zugriff ja oder nein).

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Re: [Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Rückenwind » Di. 5. Dez 2017, 11:14

Hallo,

ja, aber 20 Duplikate sind mit der Funktion innerhalb weniger Sekunden erstellt.
Wir sprechen hier aber von 20x10, also 200 Duplikaten. Das bedeutet für mich, dass eine Planung auf Stundenbasis nicht möglich ist.
Wenn nicht gleichtmäß, welche Logik soll denn dann verwendet werden? Der "Mensch" kann danach ja immer noch jederzeit korrigieren.
Genau um dieses korrigieren ging es mir. Wenn ich bspw. 10 Tagessätze auf 20 Tage verteile, stellt mir PROAD einen halben Tag an jedem Tag ein. Wie kann ich das dann korrigieren? So dass bspw. an einem Tag nur eine Stunde, an einem anderen Tag dafür 7 Stunden anfallen? Dann würde ich diese herunterbrechen auf Stunden auch nicht mehr benöigen.
Wenn Sie "genau" planen wollten, muss man leider auch etwas mehr dafür tun ;-)
200 Duplikate erstellen, 200 mal einen Zuständigen zuweisen, und sich dann sich in der Maske noch auskennen? Das ist mMn nicht praktikabel.
Bezüglich der Sichtbarkeit können Sie das per Benutzerrecht einstellen (Zugriff ja oder nein).
Das bedeutet, entweder sehen alle alles oder gar nichts? Eine Möglichkeit nur die einen selbst betreffende Planung zu sehen gibt es nicht? Für uns wäre es wünschenswert, wenn nicht jeder Mitarbeiter die Aufgaben z.B. seines Vorgesetzten einsehen könnte.

Michael Schmiechen
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Re: [Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Michael Schmiechen » Di. 5. Dez 2017, 11:39

Hallo,

Bitte rufen Sie den Support an. Auf diesen Weg macht das so keinen Sinn.

Danke!

Magdalena_Kraus
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Re: [Doku] Aufgabenmanager (neu)

Beitragvon Magdalena_Kraus » Do. 22. Aug 2019, 11:22

Hey liebe PROAD Nutzer,

wir haben zur Zeit folgendes Problem bei dem Aufgabenmanager: wenn wir die Zeitspanne von Aufgaben im Aufgabenmanager selber anpassen wollen übernimmt er diese Änderung allerdings nicht und macht aus der zuvor eingegebene Zeitspanne die 2-3 Tage war einen Tag. Hatte jemand schonmal das selbe Problem, ist das ein Bedienungsfehler oder liegt es an PROAD?

Liebe Grüße
Magdalena