[#Doku] Serienrechnungen

Tim Ammerer

[#Doku] Serienrechnungen

Beitragvon Tim Ammerer » Fr. 13. Mär 2015, 14:36

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Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Serienrechnungen
• Verfügbar ab Lizenztyp Buchhalter
• Zusatz Feld: "Manuelle Periodensumme" verfügbar ab Version: 5.3.92
• Zusatz Funktion: "Rechnung(en) erzeugen, buchen und downloaden" verfügbar ab Version: 5.3.92

Hintergrund
Serienrechnungen sind regelmäßig wiederkehrende Ausgangsrechnungen.

Voraussetzungen
Um Serienrechnungen zu erstellen benötigen wir ein Projekt mit einem genehmigten Angebot mit mindestens einer Position.

Die Nummerierung für Rechnungen muss auf automatische Nummernvergabe eingestellt sein. Bei einer manuellen Nummerierung können keine Ausgangsrechnungen automatisch angelegt und gebucht werden. Sie können dann zwar in einem Projekt Abrechnungsmodalitäten anlegen, der Dialog Serienrechnung wird sich aber nicht öffnen.


Schritt 1: Angebot erstellen
Öffnen Sie den Projekt Dialog und wechseln Sie in die Tabpage Angebot. Legen Sie ein Angebot an, falls Sie noch keines haben. Per Funktionsmenü können Sie das Angebot freigeben.

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Wechseln Sie in die Positionsliste. Hier legen Sie alle Positionen an, die später auch in der fertigen Rechnung auftauchen sollen. Sie müssen mindestens eine Position anlegen, weil nur Angebote mit einer Nettosumme ungleich 0,00 abgerechnet werden können.

Nun sind alle Voraussetzungen erfüllt und wir können die Abrechnungsmodalitäten ausfüllen.


Schritt 2: Abrechnungsmodalitäten eintragen
Wechseln Sie im Projektdialog in die Tabpage Abrechnungsmodalitäten. Hier können Sie nun die Einstellungen für eine Serienrechnung vornehmen.

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Abrechnungsmodalität
Stellen Sie die Abrechnungsmodalität auf „Angebot“. Die Option „Keine“ leert alle Felder und beendet somit die Serienabrechnung für dieses Projekt.

Rechnungsvorlage
Damit die Ausgangsrechnungen später direkt erstellt werden können, müssen Sie hier eine Rechnungsvorlage auswählen.

Angebot
Mit dieser Einstellung legen Sie ein Angebot als Quelle für die zu erzeugenden Ausgangsrechnungen fest. Es werden alle genehmigten Angebote angezeigt, die einen Nettowert ungleich 0,00 haben.

Falls Ihr soeben erstelltes Angebot in der Auswahlliste noch nicht angezeigt wird, führen Sie im Funktionsmenü des Projekts bitte die Funktion „Aktualisieren“ aus.

Turnus
Der Turnus bestimmt die Frequenz, mit der Serienrechnungen fällig werden. Dort können Sie als Turnus
• Monatlich
• Quartalsweise
• Halbjährlich
• Jährlich
einstellen.

Hier stellen Sie auch ein, ob der Betrag jeweils komplett oder anteilig ermittelt wird:
• Monatlich 1/12
• Quartalsweise 1/4
• Halbjährlich 1/2

Stichtag
Hier geben Sie den Tag im Monat an, zu dem die Abrechnungen erstellt werden sollen. Wenn Sie hier als Stichtag den 31. eintragen, wird für Monate mit weniger Tagen der letzte Tag des jeweiligen Monats genommen (z.B. 28. Februar).

Leistungszeitraum
Abhängig vom ermittelten Rechnungsdatum und dieser Einstellung wird ein hiermit ein Leistungszeitraum als Dokumentfeld erzeugt.

Nächste Fälligkeit
Die nächste Fälligkeit wird durch den Buchungsvorgang gesetzt. Während des Buchens wird anhand des letzten Abrechnungsdatums, dem gewählten Turnus und des gesetzten Stichtag die nächste Fälligkeit ermittelt.

Die nächste Fälligkeit kann auch manuell geändert werden. Wenn Sie die Abrechnungsmodalitäten vorerfassen und die erste Abrechnung erst in der Zukunft machen wollen, können Sie hier eine „erste“ Fälligkeit eintragen. Diese muss nicht dem Stichtag entsprechen, sondern kann auf einen abweichenden Tag gelegt werden.

Angebotssumme
Um den Überblick zu erleichtern wird die Netto-Angebotssumme dargestellt.

Berechnete Periodensumme
Abhängig vom eingestellten Turnus wird der jeweilige Betrag der Periode angezeigt.

Manuelle Periodensumme
Wenn Sie hier eine manuelle Periodensumme eingeben, dann wird diese bei der Rechnungserstellung verwendet und nicht die automatisch berechnete Periodensumme.
Dieser Wert entspricht dem NETTO-Wert! Je nach Angebotsgrundlage können noch MwSt. zur Periodensumme hinzukommen.


Schritt 3: Serienrechnung erstellen
Öffnen Sie den Dialog [Rechnungswesen --> Serienrechnung].

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Wenn Sie die Abrechnungsmodalitäten korrekt eingetragen haben, erscheint das Projekt mit dem abzurechnenden Angebot in der Liste.

Die Liste wird leer dargestellt, wenn Sie bei den Abrechnungsmodalitäten ein Datum in der Zukunft eingetragen haben. In diesem Fall können Sie den Stichtag ändern.

In der Liste werden alle Daten angezeigt, die zu dem Stichtag fällig sind, also alle Projekte deren nächste Abrechnung vor dem Stichtag liegt.

Projekte mit dem Status „Abgerechnet“ oder „Abgebrochen“ werden nicht mehr zur Serienrechnung vorgeschlagen.

Diese Liste ist eine Dialogliste. Das bedeutet, Sie können die Darstellung sowie die Filterung einstellen und als Favoriten verwalten.

Hier können ein paar neue Spalten benutzt werden:
Periodensumme: Die Periodensumme wird aufgrund des Turnus aus der Netto-Angebotssumme ermittelt.
Anzahl nicht abgerechneter Perioden: Ausgehend von der letzten Abrechnung wird für den Stichtag anhand des Turnus ermittelt, wieviel Abrechnungen möglich sind.
Summe nicht abgerechneter Perioden: Hier wird der Betrag aus Produkt der Anzahl und der Periodensumme angezeigt. Damit haben Sie den Betrag, der insgesamt berechnet werden kann.

Funktionen
Im Funktionen-Menü haben wir drei Funktionen für die Bearbeitung der Serienrechnung.

Angebot Öffnen: Mit dieser Funktion springen Sie in den Projekt-Angebots-Dialog des ausgewählten Datensatzes.

Rechnung erstellen: Mit dieser Funktion erstellen Sie die Ausgangsrechnung. Das Angebot aus den Abrechnungsmodalitäten wird mit allen Positionen in eine Ausgangsrechnung kopiert.

Rechnung(en) erzeugen, buchen und downloaden
Mit dieser Funktion werden Rechnungen als eine gesammelte ZIP-Datei dem Anwender zur Verfügung gestellt. Anders als mit der Funktion: "Rechnung erstellen" können damit auch mehrere Rechnungen auf einmal erzeugt werden.
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Nach erfolgreichem Erstellen der Rechnungen können die ZIP-Dateien auch jederzeit über den PROAD SKY internen Downloadmanager erneut aufgerufen werden.
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Wenn Sie als Turnus Monatlich (1/12), Quartalsweise (1/4) oder Halbjährlich (1/2) eingestellt haben, werden die Beträge anteilig berechnet. Andernfalls kommen die Beträge vollständig in die Ausgangsrechnung.

Die Rechnung wird erstellt, gebucht und gespeichert. Anschließend, wird anhand der hinterlegten Dokumentvorlage ein entsprechendes Dokument erzeugt und geöffnet. Sie können nun bei Bedarf noch Änderungen an dem Beleg vornehmen und ihn ausdrucken.

Hinweis
Beim Anlegen der Ausgangsrechnungen kann es systembedingt zu Rundungsfehlern kommen. Diese Rundungsfehler werden nicht korrigiert.

Beispiel:
Abzurechnender Gesamtbetrag = 199,50 Euro. Wenn Sie diesen Betrag (wie in den Screenshots dargestellt) 12-mal mit je 16,63 Euro abrechnen, ergibt die Summe dieser Teilbeträge 199,56 Euro.

mstark
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Re: [Doku] Serienrechnungen

Beitragvon mstark » Mo. 26. Okt 2015, 10:22

Liebes Support-Team,
mit Interesse habe ich diesen Eintrag gelesen. Leider fehlt bei mir der Tab Abrechnungsmodalitäten.
Bitte um Info, wo dieser Bereich nun zu finden ist.
Wir verwenden die Version 4.2.27 und ich habe eine Manager-Lizenz.
Danke für Ihre Antwort.

Marie-i
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Re: [Doku] Serienrechnungen

Beitragvon Marie-i » Mo. 26. Okt 2015, 11:20

Hallo,

vielen Dank für Ihre Anfrage Es handelt sich hierbei um das lizenzierte Modul "Serienrechnungen", das Ihnen nach Erwerb per neuem Lizenzkey freigeschaltet wird.
Gerne erhalten Sie hierfür ein Angebot.

rstoeger
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Re: [Doku] Serienrechnungen

Beitragvon rstoeger » Di. 3. Jan 2017, 14:17

Liebes PROAD-Team,
wir müssen zu einem bestimmten Stichtag im Jahr mehrer hundert Serienrechnungen generieren. Gibt es in PROAD-SKY eine Seriendruckfunktion, um die erzeugten Serienrechnungen auszudrucken?

Viele Grüße
Rolf Stöger

Michael Schmiechen
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Re: [Doku] Serienrechnungen

Beitragvon Michael Schmiechen » Di. 3. Jan 2017, 18:00

Hallo,

Danke für Ihre Nachricht. Derzeit ist technisch bedingt nur eine Einzelausgabe möglich. Eine Seriendruckfunktion ist in unserer Entwicklungsplanung. Die Umsetzung ist allerdings zeitlich derzeit nicht geplant.

jungepartner
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Re: [Doku] Serienrechnungen

Beitragvon jungepartner » Mo. 29. Jan 2018, 9:37

Guten Tag Herr Schmiechen,

wo kann man beim Erstellen der Serienrechnung den Leistungszeitraum bestimmen? Muss man dazu immer im Projekt monatlich das Datum manuell verändern, damit das auf der Rechnung im Leistungszeitraum richtig aufgeführt wird?
Zur Erklärung:
Wir haben Jahresverträge, die wir im Projekt mit dem Auftragsdatum Januar und Lieferdatum Dezember eingetragen haben.
Auf der Serienrechnung erscheint dann auch leider unter Leistungszeitraum Jan-Dez, obwohl wir bei den Serienrechnung eine monatliche Abrechnungsmodalität eingetragen haben und dann dort nur vom 1.1-31.1. stehen dürfte.
Was müssen wir beachten?
Danke für eine Rückmeldung!
Gruß, Carolin Heidemann

Michael Schmiechen
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Re: [Doku] Serienrechnungen

Beitragvon Michael Schmiechen » Mo. 29. Jan 2018, 11:00

Hallo,

Leistungszeitraum müsste jedes Mal vor der Abrechnung aktualisiert werden. Dazu würde sich als Feld auch die Bemerkung der Position eignen.