[#Doku] Kassenbuch

Wibke Arnold
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[#Doku] Kassenbuch

Beitragvon Wibke Arnold » Mi. 28. Sep 2016, 12:51

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Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Kassenbuch
  • Verfügbar ab Lizenztyp: Buchhaltung
  • Dokumentationsstand: 4.2.389
  • Modul: Ja
  • Benutzerrecht: Benutzergruppenrechte --> Rechteliste -->Rechnungswesen --> Kassenbuch
Allgemein
Mit PROAD Sky können ein oder mehrere Kassen(bücher) verwaltet werden.
Die Ein- und Ausgabenerfassung, sowie die Bestandsermittlung, erfolgt getrennt pro Kasse.
Die Kassenführung in PROAD ermöglicht die Einzelbelegerfassung mit Angabe der Beträge, Datum, Zweck, Steuerbetrag und –satz, Belegnummer und Konto.
Kassenbuchungen können beim Einsatz einer FIBU-Schnittstelle mit transferiert werden.

Einrichtung
Leistungsarten für Kassenbuchungen freigeben
Um die Leistungsarten, die unter „Agentur > Leistungsart“ erfasst wurden, im Kassenbuch verwenden zu können, muss die Leistungsart zusätzlich über dich Checkbox „Kassenbuch“ gekennzeichnet und eine Beschreibung hinterlegt werden. Die Beschreibung wird als Belegtext vorgeschlagen und kann bei der Erfassung bei Bedarf angepasst werden.
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Definition weiterer Belegtexte
Unabhängig von der Möglichkeit, einen Belegtext bei einer Leistungsart zu hinterlegen, gibt es die Möglichkeit weitere Belegtexte vorab zu definieren, damit diese bei der Belegerfassung verwendet werden können. Dies vereinfacht die Erfassung, da wiederkehrende Texte nicht immer neu erfasst werden müssen, sondern einfach ausgewählt werden können. Auch diese Texte können bei der Erfassung der Kassenbelege bei Bedarf angepasst werden.
Unter Agentur > Vorgaben > Vorgabedaten kann in der Liste der >Eintrag „Kassenbuch Belegtexte“ ausgewählt werden, dann den Punkt „Einträge“ aufrufen und die gewünschten Belegtexte erfassen.
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Nummernkreis für Kassenauszahlung
Bei jede Kassenauszahlung (Belegerfassung) muss eine eindeutige Nummer vergeben werden. Die Art der Nummerierung können Sie unter Agentur > Nummerierung > Eintrag Nummerntyp „Kassenauszahlung“ vornehmen. Nähere Informationen zu den Nummerierungseinstellungen können sie
hier nachlesen.
Nehmen Sie die Nummerierungseinstellung vor Erfassung der ersten Kassenauszahlung vor.

Kasse(n) anlegen
Die Einrichtung einer Kasse erfolgt über den Dialog Rechnungswesen > Kassenbuch.
  • Kassenname: Die Bezeichnung der Kasse ist frei wählbar
  • Kreditorenkonto: Hier wird das Konto der Kasse angegeben. Dies kann, je nach Einstellung, bei einem Transfer an die Finanzbuchhaltung als Kreditorenkonto übergeben werden.
  • Währung: Geben Sie die Währung an, in der die Kasse geführt wird. Es ist nicht möglich, eine Kasse in unterschiedlichen Währungen zu führen
  • Herkunft: Geben Sie hier die Länderherkunft korrespondierend zur Währung an.
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Anfangsbestand
Wird eine Kasse zum ersten Mal eingerichtet, so liegt der Anfangsbestand bei 0. Es besteht auch die Möglichkeit, eine bereits vorhandene Kasse in PROAD weiterzuführen. Ermitteln Sie den Bestand der Kasse und tragen Sie den Betrag als Kasseneinzahlung ein (wie eine Kasseneinzahlung erfasst wird, erfahren Sie im nächsten Absatz). Im Bemerkungsfeld der Kasseneinzahlung können Sie beispielsweise angeben, dass es sich um die Angabe des Anfangsbestandes im Rahmen eines Systemwechsels handelt.

Erfassung von Kassenein- und -auszahlungen
Erfassung von Kasseneinzahlungen
Um eine Kasseneinzahlung zu erfassen muss zunächst die gewünschte Kasse ausgewählt werden. Nach dem die Auswahl getroffen wurde stehen die Tabs Kasseneinzahlung und Kassenauszahlung zur Verfügung. Sollte dies nicht der Falls ein, so können sie mit rechtem Mausklick auf die Tab-Zeile die Tab-Konfiguration öffnen und die gewünschten Tabs zur Anzeige auswählen.
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Klicken Sie auf Kasseneinzahlung und erfassen Sie die gewünschten Daten:
  • Nr.: Dieses Feld wird automatisch belegt und kann nicht bearbeitet werden.
  • Bankverbindung: Wählen Sie hier eine der von Ihnen im System hinterlegten Banken aus, wenn die Kasseneinzahlung durch eine direkte Auszahlung von dem Bankkonto vorgenommen wurde. Bankdaten können in PROAD über Agentur > Agentur > Tab „Banken“ erfass werden.
  • Person/Firma: Geben Sie hier eine in PROAD hinterlegte Person bzw. Firma an, von der der Einzahlungsbetrag erhalten wurde und nicht eine direkte Einzahlung über ein Bankkonto vorgenommen wurde.
  • Datum: Geben Sie hier das Datum an, an dem die Einzahlung vorgenommen wurde.
  • Betrag: Geben Sie hier den Einzahlungsbetrag an. Es wird die, für die Kasse hinterlegte Währung berücksichtigt.
  • Währung: Geben Sie die Währung an, in der die Kasse geführt wird. Es ist nicht möglich, eine Kasse in unterschiedlichen Währungen zu führen
  • Beschreibung: Allgemeines Beschreibungsfeld, das frei verwendet werden kann.
Erfassung von Kassenauszahlungen
Um eine Kassenauszahlung zu erfassen muss zunächst die gewünschte Kasse ausgewählt werden. Nach dem die Auswahl getroffen wurde stehen die Tabs Kasseneinzahlung und Kassenauszahlung zur Verfügung. Sollte dies nicht der Falls ein, so können sie mit rechtem Mausklick auf die Tab-Zeile die Tab-Konfiguration öffnen und die gewünschten Tabs zur Anzeige auswählen.
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Klicken Sie auf Kassenauszahlung und erfassen Sie die gewünschten Daten:
  • Kreditor: Wenn sie Kassenauszahlungen an die Finanzbuchhaltung übertragen möchten und pro Beleg einen Kreditor verwalten möchten, so geben Sie hier den einen Kreditor ein. Es handelt sich dann um ein „Muss-Feld“. Wenn Sie bei einem Transfer an eine Finanzbuchhaltung die Kreditornummer der Kasse selbst für jeden Beleg übertragen möchten (abhängig von den möglichen Optionen der Finanzbuchhaltungsschnittstelle) kann hier das Feld leer gelassen werden. Es werden nur Kreditoren angezeigt, die als aktiv gekennzeichnet sind und eine Kreditorennummer besitzen. Möchten Sie bei der Erfassung der Positionen die Möglichkeit haben Bestellungen zu importieren, die zu einem Kreditor erfasst wurden, dann muss dieser Kreditor hier angegeben werden.
  • Paginiernummer: Die Nummer wird abhängig von den von Ihnen getroffenen Nummerierungseinstellungen automatisch generiert bzw. manuell eingegeben. Die Nummer kann erst erzeugt werden, wenn miondestens eine Belegpositionen erfasst wurde.
  • Rechnungsdatum: Geben Sie hier die Belegnummer des Ausstellers an, falls vorhanden.
  • Rechnungsdatum: Geben Sie hier das Datum des Beleges an.
  • Eingangsdatum: Geben Sie hier das Datum an, wann der Beleg eingereicht wurde.
  • Fibu-Zeitraum: Wird automatisch anhand der im System hinterlegten Einstellungen zur Erfassung von Eingangsrechnungen ermittelt. Sie können definieren, ob der Fibu-Zeitraum anhand des Rechnungs- oder Eingangsdatums ermittelt werden soll. Die Einstellungen hierzu finden Sie unter Agentur > Einstellungen > Optionen > Eingangsrechnung.
    Das Feld kann aber auch mit abweichenden Eingaben manuell überschrieben werden.
  • Für FiBu sperren: Wählen Sie diese Option an, wenn Sie nicht möchten, dass die Kassenauszahlung an die Finanzbuchhaltung übertragen wird. Sollten Sie einen Kreditor ausgewählt haben, zu dem bereits eine Fibu-Sperre definiert wurde, wird diese Option automatisch gesetzt. Diese Einstellung können Sie bei dem gewählten Kreditor unter Stammdaten > Lieferant, Mitarbeiter, Freelancer > Details bei Bedarf ändern.
  • Bemerkung: Allgemeines Beschreibungsfeld, das frei verwendet werden kann. Einige Finanzbuchhaltungsschnittstellen unterstützen die Übertragung dieser Information
Wenn die Angaben der Kopfdaten des Beleges abgeschlossen sind, speichern Sie diese und wechseln zu der nun aufrufbaren Tab „Positionen“ und erfassen die gewünschten Positionen:
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  • Projekt: Wählen Sie das Projekt aus, zu dem Sie den Beleg zuordnen möchten. Die Projektauswahl ist abhängig von den im System hinterlegten Voreinstellungen. Die Einstellungen für die Projektauswahl können unter Agentur > Optionen > Eingangsrechnungen > Projektauswahl und Kostenerfassungskontrolle vorgenommen werden.
  • Leistungsart: Wählen Sie die Leistungsart aus, auf die der Betrag erfass werden soll. Wie Eingangs beschreiben, werden nur Leistungsarten zur Auswahl zur Verfügung gestellt, die auch für die Kassenbelegserfassung freigegeben sind.
  • wb: Geben Sie hier an, ob die Position weiterberechenbar ist. Die Voreinstellung als Erfassungsvorschlag kann bei der Leistungsart hinterlegt werden.
  • Status: Das Feld zeigt, ob die Position weiterberechnet wurde und in welcher Ausgangsrechnung. Diese Informationen werden automatisch platziert, wenn sie den Beleg in eine Ausgangsrechnung importieren. Sie können den Status aber auch manuell selbst hier eintragen. Die Voreinstellung als Erfassungsvorschlag kann bei der Leistungsart oder im Kontenrahmen hinterlegt werden.
  • Auto: Geben Sie hier an, ob es sich bei dem Konto um ein Automatikkonto handelt (Hierbei handelt es sich um eine DATEVpro spezifische Option)
  • Netto: Geben Sie hier den Nettobetrag an. (Dieser wird bei Erfassung des Bruttobetrages und des Mehrwertsteuersatzes automatisch vorgeschlagen)
  • MwSt. %: Geben Sie hier den Mehrwertsteuersatz an.
  • MwSt.-Betrag: Der Mehrwertsteuerbetrag wird anhand des Mehrwertsteuersatzes und des Netto- bzw. Bruttobetrages automatisch ermittelt. Mit der Pfeil nach oben/unten Funktion kann der Betrag im Cent-Bereich korrigiert werden. Dies ist ggf. bei Rundungsdifferenzen notwendig.
  • Brutto: Geben Sie hier den Bruttobetrag an. (Dieser wird bei Erfassung des Nettobetrages und des Mehrwertsteuersatzes automatisch vorgeschlagen)
    Das Feld kann aber auch mit abweichenden Eingaben manuell überschrieben werden.
  • Beschreibung: Wird durch den Beschreibungstext, der bei der Leistungsart hinterlegt wurde automatisch vorgeschlagen und kann entweder manuell oder durch die Auswahl eines hinterlegten Belegtextes über die Pfeil-nach-unten Funktion überschrieben werden.
Wenn alle Positionen erfasst wurden, wechseln Sie zurück auf die Tab „Kassenauszahlung“ und verbuchen den Beleg. Dies geschieht mit Klick auf das „Feder-Symbol“. Damit ist die Belegerfassung abgeschlossen.

Zusatzfunktionen und Informationen zu Kassenauszahlungspositionen
Über das „Zahnradsymbol“ stehen in der Positionsliste weitere Felder zur Verfügung, die bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden können.
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Auch ist es möglich, Kassenauszahlungspositionen über den Import von Bestellungen zu erzeugen, die zu dem gewählten Kreditor erfasst wurden. Die Funktion „Import“ steht im Bereich der Positionsdarstellung im „Sandwich-Menü“ zur Verfügung.
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Wenn Sie die Position über den Import einer Bestellposition erzeugt haben, können sie über die Funktion „Öffne Bestellung“ direkt in das Bestellungs-Dokument navigieren.

Wenn bereits Positionen manuell erfasst wurden, so können Sie diese auswählen und bei Bedarf manuell einer Bestellposition zum korrespondierenden Kreditor zuordnen.

Belege/Scans zuordnen
Auf der Tab „Anhang“ haben sie die Möglichkeit gescannten Belegen direkt den erfassten Kassenauszahlungen zuzuordnen. Zusätzlich ist es möglich einen Link auf eine externe Website zu hinterlegen, wenn Sie beispielsweise mit einem externen Scanservice arbeiten.
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Report/Ausdruck Kassenbuch
Einen Ausdruck/Report für das Kassenbuch können sie im Report Center erstellen unter Extras > Report Center > Rechnungswesen > Kassenbuch (Dieser Aufruf steht nur zur Verfügung, wenn das entsprechende Benutzerrecht vorhanden ist)
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