[#Doku] Report Projekt Soll/Ist Vergleich

[Marie-i]

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Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

Projekt Soll/Ist-Vergleich

• Verfügbar ab: Release 4.0.44
• Dokumentationsstand: 5.0.180
• Verfügbar ab Lizenztyp: Berater
• Benutzerrecht: [Extras --> Report Center --> Projekt Soll/Ist-Vergleich]
• Modul: ja

Einführung
Der Report Projekt Soll/Ist-Vergleich stellt die Soll-Werte aus den Angeboten der selektierten Projekte den Ist-Werten gegenüber. Gleichzeitig können auch Erlöse den Ist-Kosten gegenübergestellt werden.
Hauptzielsetzung dieser Auswertung ist es, Budgetabweichungen früh zu erkennen.

Darstellungsvarianten
Übersicht
Gegenüberstellung von Soll/Ist getrennt nach Eigenleistungen/Material und Fremdleistungen
Details
Wie die Darstellung „Übersicht“, jedoch mit getrennter Darstellung von Eigen- und Materialleistungen.
Eigenleistungen
Diese Darstellung stellt nur Eigenleistungen im Soll-Ist-Vergleich dar und ver-gleicht zusätzlich Stundenangaben.
Nachkalkulation
Gegenüberstellung von Soll-, Ist- und Erlöswerten.[/list]
Aufgaben Soll/Ist
Bei der Auswertung nach Aufgaben werden die Plan- bzw. Reststunden von To-dos betrachtet. Dabei werden die verteilten, die unverteilten und die abgeschlossenen Aufgaben in relation zum Plan- bzw Restaufwand aufgelistet. Um die Daten auswerten zu können, muss sichergestellt werden, dass in den To-dos die Felder Projekt, Planaufwand, Restaufwand und Leistungsart gefüllt sind.

Optionen
Der Report liefert eine Vielzahl an Einstellungsoptionen sowie folgende Selektionsauswahl:
Inklusive offener Bestellungen
Hier werden offene Bestellungen (Bestellung ist noch nicht mit einer Eingangsrechnung abgeglichen) der Ist-Fremdkosten Spalte hinzugerechnet
Keine Nachkommastellen
Nachkommastellen machen die Darstellung von größeren Beträgen im Report unübersichtlich und können durch diese Option ausgeschaltet werden.
Nur wb Positionen
Es werden nur weiterberechenbare Positionen bei der Selektion berücksichtigt.
Nur nwb Positionen
Bei der Selektion werden nur nicht weiterberechenbare Positionen berücksichtigt.
Ohne halbfertige Leistungen
Mit dieser Option werden weiterberechenbare Leistungen ignoriert, die noch nicht abgerechnet sind.
Planaufwendungen (Nur bei Darstellungsart "Aufgaben Soll/Ist")
Zur Ermittlung werden die geplanten Stunden aus dem Feld "Planaufwand" bei To-dos herangezogen.
Restaufwendungen (Nur bei Darstellungsart "Aufgaben Soll/Ist")
Zur Ermittlung werden die Stunden aus dem Feld "Restaufwand" bei To-dos herangezogen.

report_job_cost_2015061914070782.pdf

[mstark]

Hallo Frau Gramlich,
ich soll für unsere Geschäftsführung eine Auswertung machen, aus welcher hervorgeht, was bei den Jobs (auf Standort-Basis) bereits abgerechnet ist und was noch offen ist. Die Zahlen würden aus den gespeicherten Angeboten und den gebuchten Ausgangsrechnungen hervorgehen. Leider habe ich bis jetzt noch nicht die passende Auswertung entdeckt. Können Sie mir helfen?
Vielen Dank für Ihre Antwort.
Schöne Grüße
Melina Stark

[mstark]

Hallo Frau Gramlich,
noch eine zweite Frage zu diesem Thema:
Der Geschäftsführer hätte auch gerne eine Übersicht, aus der hervorgeht, was als nächstes abzurechnen ist - ein Abrechnungsplan sozusagen. Hintergrund: aktuell führen wir eine Excel-Liste, in der die monatlichen Abrechnungen erfasst sind. Dort stehen wiederkehrende Pauschalen genauso wie Fremdkosten. Ist die Rechnung gestellt, wird sie mit der Rng.Nr. als erledigt gekennzeichnet. Wie können wir das mit PROAD professioneller lösen?
Danke für Ihre Antwort.

[Marie-i]

Hallo Frau Stark,

vielen Dank für Ihre Anfrage.
Wenn Sie bei dem Job Soll/ist Vergleich Details in Optionen gehen, können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen.

Ich melde mich in kürze zu Ihrer zweiten Frage bei Ihnen.

[Bertling]

Hallo zusammen,

in den Release 5.0.187 16. Mai 2017 wird auf diesen Beitrag im Forum verwiesen.
Leider ist bei diesem Beitrag die neueste Änderung im Projekt Soll/Ist Vergleich nicht vorhanden.

Vor einiger Zeit habe ich bei Ihrer Hotline (kostenpflichtig!) angerufen und gefragt wie sich die Summen in der Spalte IST VERKAUF bei den Eigenleistungen im Reporting Projekt Soll/Ist Vergleichs Details errechnet.
Wir wurde daraufhin geantwortet, dass hier die Preise welche unter Agentur/Leistungsart hinterlegt sind mit den Ist-Stunden summiert werden. Dies konnte ich auch mathematisch nachvollziehen.
Auch in dem PDF in diesem Forum Beitrag erkennt man sehr schnell mathematisch, dass der Faktor aus dem sich Soll-Verkauf aus den Soll-Stunden errechnet ein anderer, nämlich der Stundensatz welcher beim Kunden hinterlegt ist, ist, als der Faktor aus welchem sich aus den Ist-Stunden der Ist-Verkauf errechnet, nämlich der bei Agentur/Leistungsart hinterlegte Stundensatz.

Im aktuellen Projekt Soll/Ist Vergleich und auch im Report Einzelposition/Zeiterfassung greift das System bei den IST-Verkaufswerten auf die beim Kunden hinterlegten Stundensätze zurück.
Das wurde nirgends kommuniziert und bringt mich auch in echte Schwierigkeiten.
Ich habe die letzten Wochen damit verbracht unser Controlling an Proad anzupassen und habe die allgemeinen Agenturstundensätze (unter Agentur/Leistungsart) entsprechend geändert, so dass wir valide Zahlen erhalten. Nun ist die Berechnungsbasis der IST-VERKAUF Kosten plötzlich eine andere.

Ich hoffe sehr es handelt sich nur um ein kurzfristiges Problem und freue mich über Ihre Rückmeldung!
Darüberhinaus ärgert es mich natürlich wenn ich vor einigen Wochen für diese Aussage, auf der alle unsere Controlling-Änderungen beruhen, noch von den Kollegen eine ganz andere Aussage erhalte. Sollte diese Änderung bewusst gemacht worden sein, hätten die Kollegen ja das eigentlich auch bereits zu diesem Zeitpunkt wissen müssen....und ich und meine GF hätten sich einige Stunden/Tage an Arbeit erspart.

Viele Grüße,

[Bertling]

Hallo Frau Gramlich,
noch eine zweite Frage zu diesem Thema:
Der Geschäftsführer hätte auch gerne eine Übersicht, aus der hervorgeht, was als nächstes abzurechnen ist - ein Abrechnungsplan sozusagen. Hintergrund: aktuell führen wir eine Excel-Liste, in der die monatlichen Abrechnungen erfasst sind. Dort stehen wiederkehrende Pauschalen genauso wie Fremdkosten. Ist die Rechnung gestellt, wird sie mit der Rng.Nr. als erledigt gekennzeichnet. Wie können wir das mit PROAD professioneller lösen?
Danke für Ihre Antwort.

Diese Antwort würde mich auch interessieren. Wir haben eine ganz ähnliche Art der Abrechnungsdokumentation. Mein Lösung wäre hier jetzt gewesen, dass man alle zukünftigen Ausgangsrechnungen als Entwurf anlegt und dann in Ausgangsrechnungen geht, entsprechend filtert, und die Liste als Report exportiert. Richtig? oder gibt es was einfacheres?

VG,

[Michael Schmiechen]

Liebe Frau Bertling,

die Ist-Kosten der Zeiterfassung unterliegen immer dem jeweilig gültigen Preis. Der Preis ermittelt sich dabei aus der zeitlichen Gültigkeit und dem hierarchischen Preisfindungsmodell. Kurz beschrieben wird bei jedem Zeiteintrag folgende Preislisten-Ebenen geprüft:

1. Projekt-Mitarbeiter-Leistungsart
2. Projekt-Leistungsart
3. Kunde-Mitarbeiter-Leistungsart
4. Kunde-Leistungsart
5. MItarbeiter-Leistungsart
6. Leistunsartenliste (Standardpreisliste)

Sind keine Aufnahmen definiert (Ebenen 1 bis 5) gilt der Standard-Preis.

Dieses Modell hatte ich Ihnen beim Beratungs-Kick-Off vorgestellt, bevor das System eingeführt wurd.

[Bertling]

Hallo Herr Schmiechen,

vielen Dank für die schnelle Antwort.
Aber genau deswegen war ich ja vor einigen Wochen so verwundert, weil ich diese Preishierachie von Ihnen im Kopf hatte. Mathematisch hat das aber plötzlich nicht gestimmt, daher der Anruf beim Support.

Beim Support wurde mir erklärt, dass bei der Berechnung des IST VERKAUF wertes die Ist Stunden x Leistunsartenliste (Standardpreisliste) herangezogen wird.
Wir haben uns dann auch darüber gefreut, dass wir das damals falsch verstanden haben und haben unsere Standardpreisliste entsprechend geändert.
Auch mathematisch kam bei diesen Controllings das Ergebnis raus, d.h. Soll-Stunden x Kunde-Leistungsart = Soll Verkauf und Ist-Stunden x Leistunsartenliste (Standardpreisliste)= Ist Verkauf
Also genau wie es mir ihr Support erklärt hat.

Nun wird plötzlich der Ist-Verkauf mit Ist-Stunden x Kunde-Leistungsart berechnet. also identischer Stundensatz rangezogen wie für Soll-Verkauf.

Viele Grüße,

[Bertling]

Da ich das Controlling nicht nochmal umstellen möchte und ja eine Lösung her muss, folgender Vorschlag von mir, mit der Bitte mir Feedback zu geben, ob diese umsetzbar ist:

Wir möchten im Controlling beim IST-Verkaufswert immer mit dem Stundensatz der Standardleistungsart controllen.
Prinzipiell gibt es bei uns in den Angeboten nur 4. Kunde Leistungsart und 6. Standardleistungsart. Sonst keine Unterscheidungen.

Bei Kunden bei denen wir mit den Stundensätzen der Standardleistungsart anbieten ist das Controlling ja auch kein Problem.
Bei Kunden mit spezifischen Stundensätzen müssten wird dann auch noch zusätzlich eine 3. Kunde-Mitarbeiter-Leistungsart definieren, welche nur für das Controlling gilt. D.h. wir bieten mit 4. Kunde Leistungsart an (dieser Wert erscheint dann bei Soll Verkauf) und die Zeiterfassung und damit der Ist-Verkaufswert läuft dann über 3. Kunde-Mitarbeiter-Leistungsart.
Könnte das funktionieren?

Viele Grüße,

[Michael Schmiechen]

Hallo Frau Bertling,

das ist meiner Meinung nach zu kompliziert. Wenn Sie im Controlling immer nur die Standardpreise berücksichtigt haben möchten, sollten Sie alle Ausnahmen (Ebenen 1. bis 5.) entfernen. Sonst blickt keiner mehr durch.

Für die Angebotserstellung müssten Sie dann manuell den kundenspezifischen Satz manuell angeben.

Ich verstehe aber in diesem Zusammehang nicht, warum den Kunden-Soll-Werten zum VK, Standard-VK-Kosten zum Standard-Preis gegenübergestellt werden sollen?!