[#Doku] Exchange-/Caldav-Schnittstelle (Synchronisation einrichten)

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Wibke Arnold
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[#Doku] Exchange-/Caldav-Schnittstelle (Synchronisation einrichten)

Beitragvon Wibke Arnold » Di. 6. Sep 2016, 15:23

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https://proadsoftware.zendesk.com/hc/de ... 0010744778














Umzug nach ZENDESK abgeschlossen

CalDAV/Exchange-Synchronisation
  • Verfügbar ab Lizenztyp: Verwaltung
  • Dokumentationsstand: 4.2.389
  • Modul: Ja
  • Aufruf: Kein spezieller Aufruf vorhanden. Synchronisation erfolgt im Hintergrund. Die Kontodaten werden im Dialog [Benutzermenü Mein Konto „CalDAV-“ bzw. „Exchange-Synchronisierung“] eingetragen.
  • Benutzerrecht: [Benutzermenü --> Mein Konto --> CalDAV- bzw. Exchange-Synchronisierung]
Hintergrund

Das Tool ermöglicht den Export von Kontakten und die Synchronisation von Terminen und Aufgaben aus PROAD mit externen Programmen.

Kompatibilität

Die Synchronisation ist momentan für Microsoft Exchange Server und CalDAV Server (DaviCal, BaÏkal) verfügbar.
Der Export von Kontakten steht für Microsoft Exchange Server zur Verfügung.


Einrichtung im PROAD Server-Manager
Die Grundeinrichtung erfolgt serverseitig. Starten Sie den Server Manager.

Wechseln Sie auf den Bereich „Datenbanken“.
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Wählen Sie die gewünschte Datenbank mit einem Mausklick aus und wählen das Menü „Funktionen“ aus.
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Klicken Sie im Funktionsmenü auf „Synchronisation/Export“.
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Konnte die Synchronisation erfolgreich eingestellt werden, wird dies (abhängig von der lizenzierten Schnittstelle) farblich durch eine grüne Kennung dargestellt.
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Damit ist die serverseitige Einrichtung abgeschlossen. Ob und was synchronisiert wird, wird innerhalb des Programms pro Benutzer konfiguriert. Neben der Synchronisation von Terminen und Aufgaben besteht auch die Möglichkeit in PROAD erfasste Kontakte zu exportieren.


Einrichtung der Benutzerkonten
Das Benutzerkonto zur Synchronisation wird pro Benutzer im Benutzermenü eingerichtet [Benutzermenü --> Mein Konto --> CalDav- bzw. Exchange-Synchronisierung].

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Um für das Benutzerkonto eine Synchronisation der Daten zu ermöglichen, muss die Checkbox „Synchronisierung einschalten“ aktiviert und die Konto- und Logindaten in den entsprechenden Feldern eingetragen werden. Diese Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Um auch Kontakte zu exportieren, muss die Checkbox "Kontakte exportieren" aktiviert werden.
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Nach dem Speichern der Daten kann über einen Klick auf „Prüfen“ eine Testverbindung aufgebaut werden. Sie erhalten anschließend eine Hinweismeldung, ob der Verbindungsaufbau erfolgreich war.

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Hinweis: Sollte sich das Netzwerk/Mailaccount-Passwort regelmäßig ändern, muss diese Änderung von den Benutzern bei den Logindaten ebenfalls manuell eingetragen werden. Geschieht dies nicht, kann keine Verbindung zum Server aufegbaut werden. Nach 5 fehlgeschlagenen Verbi´ndungsversuchen wird die Einstellung „Synchronisierung einschalten" deaktiviert.

Generelle Informationen zur Synchronisation
  • Bei allen zur Auswahl stehenden Synchronisationsverfahren ist PROAD das führende System, dies auch bei Synchronisationskonflikten.
  • Bei der Komplett-Synchronisation werden die Daten der letzten und nächsten zwölf Monate berücksichtigt, dies ist die Standardeinstellung. Sie haben aber die Möglichkeit über den Button „Stichtag einstellen“ selbst ein Datum festzulegen. Alle Datensätze (Aufgaben und Termine), deren Bis-Datum größer oder gleich der Datumseingabe ist und bei denen der Benutzer zuständig ist, werden für die Synchronisation vorgesehen. Alle Datensätze vor diesem Datum werden von der Synchronisation ausgeschlossen.
  • Der Synchronisationsprozess startet alle 5 Minuten, außer die Synchronisation dauerte länger, dann startet der Lauf direkt nach Beendigung neu. Dies ist die Standardeinstellung, kann allerdings vom Systemadministrator angepasst werden.
Welche Daten werden an das externe System übertragen?
Termine
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Die rot umrandeten Felder werden in das externe System übertragen, bzw. aus dem externen System synchronisiert.
Im Einzelnen sind diese Felder:
• Betreff
• Von (Datum mit Uhrzeit)
• Bis (Datum mit Uhrzeit)
• Kommentar
• Ort
• Priorität (Niedrig, Normal, Hoch)
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• Anzeigen als (Frei, Mit Vorbehalt, Gebucht, Abwesend)
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• Erinnerung (Es werden nur Erinnerungen synchronisiert, welche nach dem Synchronisationslauf, aber vor dem eigentlichen Termin liegen.)

Aufgaben
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Die rot umrandeten Felder werden in das externe System übertragen, bzw. aus dem externen System synchronisiert.
Im Einzelnen sind diese Felder:
• Betreff
• Von (Datum mit Uhrzeit, allerdings wird auf manchen externen Systemen die Uhrzeit nicht verwaltet)
• Bis (Datum mit Uhrzeit, allerdings wird auf manchen externen Systemen die Uhrzeit nicht verwaltet)
• Kommentar
• Ort
• Priorität (Niedrig, Normal, Hoch)
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• Status (Neu, Begonnen, Wartet, Zurückgestellt, Erledigt, Abgebrochen)
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• Erinnerung
Es werden nur Erinnerungen synchronisiert, welche nach dem Synchronisationslauf, aber vor der eigentlichen Aufgabe liegen.


Bedingungen für die Synchronisation von Terminen und Aufgaben:
(diese gelten für alle Verfahren)
  • Termine/Aufgaben müssen innerhalb des definierten Sync-Zeitraums (Standard: +/- 12 Monate) liegen. Das bedeutet, dass der Termin oder die Aufgabe innerhalb des Zeitraums beginnen oder enden muss.
  • Termine/Aufgaben müssen einen Eintrag in der Betreffzeile haben. Ist dies nicht der Fall, so wird in der Betreffzeile durch PROAD ein Punkt eingefügt.
  • Dateianhänge bei Terminen und Aufgaben werden nicht berücksichtigt.
  • Teilnehmerlisten bei Terminen und Aufgaben werden nicht synchronisiert.
  • Aufgaben werden nur synchronisiert, wenn diese ein End-/ bzw. Fälligkeitsdatum haben.
  • Termine die in einem externen Programm als „privat“ oder „Serientermin“ gekennzeichnet werden, werden von der Synchronisation ausgeschlossen, auch wenn diese aus PROAD heraus erstellt wurden und nachträglich im externen System als „privat“ oder „Serie“ gekennzeichnet wurden.
Bedingungen für die Synchronisation von Terminen und Aufgaben:
(unterschiedliches Verhalten bei den verschiedenen Synchronisationsverfahren)
• Termine die in einem externen Programm als „Privat“ oder „Serientermin“ gekennzeichnet werden:
o Export / 1-Way-Sync:
Diese Termine und Aufgaben werden von der Synchronisation neu angelegt, d.h. der private oder Serientermin wird ignoriert und es wird ein „weiterer“ Termin parallel dazu im externen System angelegt.

o 2-Way-Sync / Komplett Sync
Hier werden diese Termine und Aufgaben aus der Synchronisation ausgeschlossen, auch wenn diese aus PROAD heraus erstellt wurden und nachträglich im externen System als „Privat“ oder „Serie“ gekennzeichnet wurden.

• Termine und Aufgaben werden unabhängig ihres Zeitpunktes von PROAD heraus synchronisiert.

• Im Komplett-Sync werden Termine und Aufgaben im Zeitraum von vor 12 Monaten bis in 12 Monaten aus dem externen System heraus synchronisiert. Bei Terminen liegt hier das jeweilige Start-, bzw. Enddatum zugrunde. Aufgaben werden lediglich ignoriert, wenn der Zeitpunkt des Abschlusses einer Aufgabe außerhalb des Synchronisationszeitrahmens liegt. Daten PROAD heraus werden grundsätzlich synchronisiert, unabhängig davon wann der Termin/die Aufgabe war oder sein wird.


Synchronisationsverfahren
Es stehen folgende Synchronisationsverfahren zur Auswahl zur Verfügung:
  • Export
  • 1-Way Sync
  • 2-Way Sync
  • Komplett Sync
Export
Mit dieser Einstellung besteht die Möglichkeit, Termine und Aufgaben einmalig zu exportieren. Künftige Änderungen an diesen Einträgen werden nicht nochmals exportiert. Neu erzeugte Einträge in PROAD werden bei einem erneuten Export berücksichtigt.

1-Way-Sync
Bei dieser Einstellung werden Aufgaben und Termine, die in PROAD erstellt und geändert wurden, an das externe System gesendet. Änderungen an diesen Daten im externen System werden bei jedem Synchronisationslauf wieder überschrieben, wenn der Eintrag in PROAD geändert wurde. Im externen System erfasste Daten werden nicht an PROAD gesendet.
Löschen: Wird in PROAD eine Aufgabe/Termin gelöscht, so wird dieser beim nächsten Synchronisationslauf auch im externen System gelöscht.

2-Way-Sync
Bei dieser Einstellung werden Aufgaben und Termine, die in PROAD erstellt und geändert wurden, an das externe System gesendet. Änderungen an diesen Daten im externen System werden bei jedem Synchronisationslauf auch in PROAD geändert. Im externen System neu erfasste Daten werden nicht an PROAD gesendet.
Löschen: Wird in PROAD eine Aufgabe/Termin gelöscht, so wird dieser beim nächsten Synchronisationslauf auch im externen System gelöscht. Wird im externen System die Aufgabe/der Termin gelöscht, wird in PROAD eine Kennung vergeben, dass der Eintrag gelöscht wurde, die Daten bleiben aber in PROAD erhalten und können hier manuell gelöscht werden. Diese gekennzeichneten Daten werden bei künftigen Synchronisationsläufen nicht mehr berücksichtigt.

Komplett-Sync
Bei dieser Einstellung werden Aufgaben und Termine, die in PROAD erstellt und geändert wurden, an das externe System gesendet. Änderungen an diesen Daten im externen System werden bei jedem Synchronisationslauf auch in PROAD geändert. Ebenfalls werden im externen System neu erfasste Daten auch an PROAD gesendet und bei der Synchronisation mit berücksichtigt.
Löschen: Wird in PROAD eine Aufgabe/Termin gelöscht, so wird dieser beim nächsten Synchronisationslauf auch im externen System gelöscht. Wird im externen System die Aufgabe/der Termin gelöscht, wird in PROAD eine Kennung vergeben, dass der Eintrag gelöscht wurde, die Daten bleiben aber in PROAD erhalten und können hier manuell gelöscht werden. Diese gekennzeichneten Daten werden bei künftigen Synchronisationsläufen nicht mehr berücksichtigt.


Weitere Informationen
  • Bei Änderung der Serverinformationen muss unbedingt der Systemadministrator kontaktiert werden, ansonsten kann es zum Verlust jeglicher Termine und Aufgaben in den externen Systemen kommen.
  • Wenn bereits einmal synchronisiert wurde, darf das Konto nicht mehr gewechselt werden.
  • Bei zwei verschiedenen PROAD Benutzern darf nicht das gleiche Konto eingetragen werden.
  • Wenn das Netzwerk/Exchange Passwort abläuft, bekommt man in PROAD keine aktive Rückmeldung. Die Synchronisierung wird dann für das Konto automatisch angehalten. Im Benutzermenü --> Mein Konto --> CalDav- bzw. Exchange-Synchronisierung kann der Fehler eingesehen werden.

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Prüfen des Status eines Eintrages in PROAD
Im Dialog unter Projekt > To-do-Übersicht (oder in den To-do-Tabs der einzelnen Dialoge wie z.B. bei Mitarbeitern) den gewünschten Termin/Aufgabe aufrufen und über das Funktionsmenü des To-dos den dazugehörigen Eigenschaftendialog öffnen.
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Hier wird angegeben, ob der Termin/die Aufgabe synchronisiert oder z.B. in einem externen Programm gelöscht wurde.
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Diese Informationen können auch als Spalten in der Suchliste eingeblendete werden.
Hierfür die Spalten „Sync aktiv“ und „Extern gelöscht“ verwenden.
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Hinweise
Bestimmte Informationen in externen Systemen (wie z.B. Outlook)können von denen in PROAD abweichen. So stehen in Outlook z.B. andere Statusinformationen für eine Aufgabe zur Verfügung als in PROAD. Hier werden programmseitig definierte Regeln angewendet, die nicht vom Benutzer konfiguriert werden können. Folgende Punkte sollten beachtet werden:
  • In Microsoft Outlook besteht die Möglichkeit Beschreibungsfelder in HTML zu formatieren. Diese Möglichkeit besteht in PROAD Sky nicht. Diese Daten werden nach einer Synchronisation als einfacher Text gespeichert.
  • Wird mit einem Macintosh-Server gearbeitet, kann es vorkommen, dass in Beschreibungsfeldern Zeilenumbrüche gedoppelt werden.
  • Erinnerungen zu Aufgaben oder Terminen werden nur von PROAD an das externe System übergeben. Änderungen an diesen Erinnerungen im externen System oder im externen System erstellte Erinnerungen werden bei einer Synchronisation nicht an PROAD zurückgegeben.
Kontakte exportieren
Wenn Sie in der Benutzereinstellung angegeben haben, dass auch Kontakte exportiert werden sollen, so wird dies bei einem Synchronisationslauf mit berücksichtigt. (Bitte beachten Sie, dass diese Funktionalität nur für Microsoft Exchange Server zur Verfügung steht.)

Informationen zum Export von Kontakten
Exportiert werden Kontakte die im Dialog Stammdaten > Kontakt in PROAD zur Verfügung stehen.

Die rot umrandeten Felder werden in das externe System übertragen.
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • Firma
  • Straße
  • PLZ
  • Stadt
  • Land
  • Telefon 1
  • Telefon 2
  • Mobil
  • Fax
  • eMail 1
  • eMail 2
  • WebSeite
Bedingungen für die Synchronisation von Kontakten
  • Ein Kontakt muss als "aktiv" gekennzeichnet sein.
  • Kontakte und Änderungen an Kontaktdaten werden lediglich aus PROAD heraus an das externe System übermittelt, es werden keine Änderungen von externen Daten übernommen.
  • Ein Kontakt, der extern gelöscht wird, wird aus der Synchronisation (für den jeweiligen Benutzer) genommen. Er wird nicht in PROAD gelöscht.
  • Ein Kontakt, der in PROAD gelöscht wurde, wird nicht aus dem externen System entfernt.
Wohin werden die Kontakte exportiert?
Die Kontakte werden in das persönliche Adressbuch aller Benutzer exportiert, die unter Mein Konto > Exchange Synchronisation "Kontakte exportieren" aktiviert haben.

ThomasBraun
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Re: [Doku] Exchange-/Caldav-Schnittstelle (Synchronisation einrichten)

Beitragvon ThomasBraun » Di. 29. Aug 2017, 10:48

Kurze Frage:
Sie haben aber die Möglichkeit über den Button „Stichtag einstellen“ selbst ein Datum festzulegen.
Dieser Button ist in PROAD 5.x anscheinend nicht mehr vorhanden, wo kann man diese Einstellung jetzt machen?