#[Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Morris Metschan

#[Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Beitragvon Morris Metschan » Di. 15. Sep 2015, 17:38

Bild


https://proadsoftware.zendesk.com/hc/de ... 0010176638


Umzug nach ZENDESK abgeschlossen








Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Dokumentationsstand 4.2.62
Verfügbar ab Lizenztyp Verwaltung
Benutzerrecht: [Agentur --> Einstellungen --> Dokumentvorlagen]

Kurzanleitung:

1. Im Dialog [Agentur -->Einstellungen --> Geschäftsbriefbogen] können Sie Ihren Geschäftsbriefbogen als PDF-Datei hochladen.
2. In [Agentur --> Einstellungen --> Dokumentvorlagen] ordnen Sie Ihren Vorlagen den Geschäftsbriefbogen zu.
3. Wenn Sie nun Dokumente anhand einer solchen Dokumentvorlage erstellen, wird im Editor (oben links) ein PDF-Button eingeblendet. Hiermit können Sie Ihr Dokument als PDF ausgeben, dass Ihren Geschäftsbriefbogen benutzt.

Bitte beachten Sie, dass es sich in PROAD immer um Din-A4 Vorlagen handelt.

Anleitung Referenz:

Der Geschäftsbriefbogen
Der Geschäftsbriefbogen ist eine PDF-Datei, die in Ihren Dokumenten als Briefpapier verwendet werden kann. In der einfachsten Form besteht der Geschäftsbriefbogen aus einer PDF-Datei mit einer einzigen Seite, die beispielsweise Ihr Logo enthält.

Bild

Darüber hinaus ist es möglich mehrseitige Geschäftsbriefbogen zu verwenden (z.B. Erst- und Folgeseiten sind unterschiedlich). Dabei dient die jeweilige Seite des Geschäftsbriefbogens als Briefpapier für die enstprechende Seite des zu erstellenden Dokumentes. Gibt es keine entsprechende Seite des Briefpapiers zu einer Dokumentenseite, wird die letzte Seite des Geschäftsbriefbogen herangezogen.
Beispiel: Die erste Seite des Geschäftsbriefbogens ist anders als die zweite Seite. Beide Seiten werden gemeinsam als ein PDF in PROAD hochgeladen. Beim Erstellen des Dokuments wird die erste Seite des Geschäftsbriefbogens für die erste Seite des Dokuments verwendet. Die zweite Seite des Geschäftsbriefbogens wird für die zweite Seite des Dokuments verwendet, als auch für alle weiteren Seiten des Dokuments.

PROAD Mustervorlagen
Als Starthilfe stehen in PROAD für jeden Dokumenttyp sogenannte "PROAD Mustervorlagen" inklusive eines Muster-Geschäftsbriefbogen und passenden Positionsvorlagen zur Verfügung. Diese sind schreibgeschützt, können aber jederzeit als Grundlage für Ihre eigenen Vorlagen kopiert werden. Die Kopien sind vollständig bearbeitbar.

Vorlagen konfigurieren
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Geschäftsbriefbogen in PROAD einbinden können, sodass alle Dokumente mit Ihrem Geschäftsbriefbogen erstellt werden. Dazu laden Sie Ihren Geschäftsbriefbogen hoch und weisen ihn einer Vorlage zu.

Geschäftsbriefbogen bereitstellen
Öffnen Sie den Einstellungsdialog für den Geschäftsbriefbogen unter [Agentur -->Einstellungen --> Geschäftsbriefbogen]
Laden Sie nun Ihren Geschäftsbriefbogen hoch:
1. Klicken Sie den Button "Neuen Geschäftsbriefbogen hochladen"
2. Wählen Sie "Durchsuchen...", um Ihr Geschäftsbriefpapier auszuwählen (nur PDF-Dateien werden akzeptiert)
3. Anschließend auf "Upload" klicken, um Ihren Geschäftsbriefbogen hochzuladen

Sie können an dieser Stelle beliebig viele Geschäftsbriefbogen bereitstellen, sollten aber darauf achten, dass die Namen Ihrer Geschäftsbriefbogen eindeutig sind. Darüber hinaus können Sie hier bereits hochgeladene Geschäftsbriefbogen löschen oder betrachten.

Geschäftsbriefbogen einer Vorlage zuordnen
Damit eine Vorlagen einen Geschäftsbriefbogen verwendet, muss dieser der Vorlage zugeordnet werden. Öffnen Sie dazu die Einstellungen der Dokumentvorlagen unter [Agentur --> Einstellungen --> Dokumentvorlagen]

Im Feld Geschäftsbriefbogen können Sie nun zu jeder Vorlage einen Geschäftsbriefbogen zuordnen.
An dieser Stelle werden alle Geschäftsbriefbogen angezeigt, die Sie unter [Agentur --> Einstellungen --> Geschäftsbriefbogen] hochgeladen haben.

Briefpapier als Hintergrund oder im Vordergrund
Im Tab "Layout Dokument" gibt es eine Option "Briefpapier in den Hintergund legen". Diese steuert ob das Briefpapier hinter dem generierten Inhalt des Dokumentes gelegt wird oder darüber. Wenn es in den Hintergrund gelegt wird kann es sein, dass die Kopf- und Fußzeilen als weißes Rechteck erscheinen. Diese sind aktuell nicht transparent. Dafür können großflächige Bilder als Hintergrund für die Dokumente dienen.
Wenn es in den Vordergrund gelegt wird erscheinen die Kopf- und Fußzeilen ohne weißes Rechteck aber nur transparente Bereiche des Briefpapiers können generierte Inhalte darstellen.

Schriften und Seitenränder
Sie können über [Agentur -->Einstellungen --> Grundeinstellungen --> Dokumente] die Seitenrändereinstellung und die Schriftfamilien für Ihre Dokument global einstellen. Diese Einstellungen gelten für alle Vorlagen die in der Tab "Layout Dokument" die Eigenschaft "Verwende die Schriftfamilie und die Seitenränder aus den Grundeinstellungen" ausgewählt haben (dies ist der Standardwert). Alternativ kann man beides auch pro Dokumentvorlage individuell einstellen.

Schriften können auf verschiedene Arten eingebunden werden. Manche Systemschriften lassen sich einfach dadurch verwenden, indem man Fontname (z.B.: 'Arial' oder 'Comic Sans MS') und Fontfamily angibt (z.B. arial, verdana,sans-serif).
Andere Schriften müssen speziell eingebunden werden. Hierzu finden Sie in den o.g. Grundeinstellungen in der Liste der Schriften die Spalte "Font-CSS". Dort können Sie einen entsprechenden Code-Schnipsel (CSS) eintragen. Hiermit ist es z.B. möglich einen Google Font anzugeben. Dazu mehr im nächsten Abschnitt. Die in dieser Liste angegebenen Schriften werden in unserem Texteditor und bei der PDF-Ausgabe automatisch angewendet.

Beispiel: Einbindung der Schrift Roboto per Google Fonts

Der Google Font für die Schrift Roboto findet sich hier: https://www.google.com/fonts#UsePlace:u ... ion:Roboto
Dort kann man sich unter "3. Add this code to your website:" den @import Text-Schnipsel kopieren!

Bild

In der PROAD Liste würde das dann wie folgt eingegeben werden:
Name: Roboto
Fonfamilie: Roboto,arial,verdana,sans-serif
Font-CSS: @import url(https://fonts.googleapis.com/css?family=Roboto:400,700);

Bild

Nach einem neuen Login steht Ihnen die Schrift im Editor zur Verfügung. Die Schriftart kann dort nun über die Schrift-Auswahlliste gewählt werden oder auch im Quelltext per CSS eingebunden werden. Im PDF-Ausdruck wird sie dann ebenfalls angewendet.

Hinweise:

Es muss eine CSS-Trackingdefinition (@import, @font-face) verwendet werden. Es ist kein JavaScript Pageview-Tracking möglich!

Erfahrene Anwender können alternativ im Quelltext von Vorlagen auch mit einem @font-face arbeiten oder Schriften im base64 Truetype Format einbinden. Beachten Sie, dass der PDF Druck nur absolute Pfade verwenden kann, eine relative Angabe von Pfaden zu Ihrer Webseite wird nicht funktionieren! Das heißt, wenn die Datei „mein-font.ttf“ auf Ihrem Server im Verzeichnis [PROADSoftware/webserver/htdocs/fonts/] liegt, muss die URL absolut, also https://www.ihre-webseite.de/fonts/mein-font.ttf], anstatt relativ ([fonts/mein-font.ttf)] angegeben werden.

Schriften auf Mac OSX Servern einbinden

Wenn Sie einen PROAD Server unter Mac OS X betreiben, muss die Schrift zusätzlich zur Einbindung per CSS auch auf dem Server installiert werden. Die duale Einbindung als Webfont und lokal stellt sicher, dass die Schrift sowohl im Browser dargestellt wird (hier wird sie aus dem Internet geladen), als auch die PDF Ausgabe (wird auf dem Server generiert) die Schriften korrekt verwenden kann.

Kopf- und Fußzeilen
Bild

Um für alle Seiten z.B. dynamische Inhalte in Kopf- und Fußzeile einzubinden, die nicht über den Geschäftsbriefbogen abbildbar sind, können Sie diese in den Vorlagen auf der Tab "Kopf- und Fußzeile" hinterlegen. Für Inhalte, die Sie nur auf der ersten Seite ausgeben möchten, können Sie Eigenschaft "Erste Seite anders" benutzen. Es stehen Ihnen fast alle PROAD-Dokumentfelder zur Verfügung, sowie zusätzlich die Seitenzahlen (siehe unten).

Auch im Editor der Kopf- und Fußzeilen lässt sich über die Druckfunktion (PDF-Button, oben rechts) eine Vorschau der aktuellen Vorlage erstellen.
Bitte beachten Sie, dass die Inhalte der Kopfzeilen am unteren Rand des oberen Seitenrandes beginnen. Die Inhalte der Fußzeilen beginnen am oberen Rand des unteren Seitenrandes. Es gelten die globalen Einstellungen Ihrer Seitenränder aus dem Dialog [Agentur --> Einstellungen --> Grundeinstellungen --> Tab Dokumente].
Beispiel: Haben Sie als oberen Seitenrand 3cm eingestellt, so wird der Inhalt Ihrer Kopfzeile in diesen Bereich eingefügt. Das untere Ende Ihrer Inhalte steht dann bei 3cm Abstand von oben.

Kopf- und Fußzeilen - Seitenzahlen
In den Dokumentenvorlagen können bei der Bearbeitung der Kopf- und Fußzeilen die Seitenzahl und die Seitenanzahl dargestellt werden. In den PROAD Feldern stehen die Platzhalter in der Sektion "Kopf- und Fußzeilen" zur Verfügung. Diese Platzhalter werden beim Ausdruck Ihrer Dokumente in die entsprechenden Werte umgewandelt.
Die Seitenzahlen sind über die CSS-Klassen ".page" und ".topage" erreichbar und im Standard mit der Schriftart Arial formatiert.

Drucken von Dokumenten
Im Dialog [Projekt --> Projekt] gibt es in den Tabs Angebot, Rechnungen, Bestellungen, Anfrage und Korrespondenz die Möglichkeit Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Über den "Dokument öffnen"-Button Bild in den entsprechenden Tabs lässt sich das selektierte Dokument öffnen, um es im Editor zu bearbeiten und zu drucken.

Bild
Bild

An dieser Stelle kann das Dokument bearbeitet und gedruckt werden.

Druck über den Browser
Bild
Im Dokumenteditor gibt es weiterhin die Möglichkeit das Dokument über den Browser drucken zu lassen. Hierbei wird der Inhalt des Dokumentes zum Druck angeboten.

Druck über PROAD
Bild
Wenn das Dokument über ein Briefpapier verfügt, wird zusätzlich der PROAD-Druck angeboten. Dieser kann über das PDF-Symbol (oben rechts) ausgeführt werden.
Beim PROAD-Druck wird das gespeicherte Dokument zusammen mit den Briefpapier und den Kopf- und Fußzeilen-Informationen aus der Vorlage zu einem PDF zusammengeführt.

r.herth
Beiträge: 15
Registriert: Di. 20. Okt 2015, 10:59
Vorname: R.
Nachname: Herth

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußze

Beitragvon r.herth » Di. 20. Okt 2015, 11:21

Hallo,

wo genau in den PROAD Feldern finde ich die Sektion "Kopf- und Fußzeilen" um die Seitenzahlen zu definieren?
Ich kann sie nicht finden.

Mfg

Michael Schmiechen
Beiträge: 632
Registriert: Mo. 9. Jul 2012, 14:02
Vorname: Michael
Nachname: Schmiechen
Kontaktdaten:

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußze

Beitragvon Michael Schmiechen » Di. 20. Okt 2015, 11:31

Hallo,

im Bereich der Dokumentvorlagen als Reiter.

Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.

r.herth
Beiträge: 15
Registriert: Di. 20. Okt 2015, 10:59
Vorname: R.
Nachname: Herth

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußze

Beitragvon r.herth » Di. 20. Okt 2015, 12:30

Sie schreiben in Ihrer Dokumentation folgendes:

"Seitenzahlen
In den Dokumentenvorlagen können bei der Bearbeitung der Kopf- und Fußzeilen die Seitenzahl und die Seitenanzahl dargestellt werden. In den PROAD Feldern stehen die Platzhalter in der Sektion "Kopf- und Fußzeilen" zur Verfügung. Diese Platzhalter werden beim Ausdruck Ihrer Dokumente in die entsprechenden Werte umgewandelt."

Ich verstehe es so, das in den PROAD Feldern eine Sektion "Kopf- und Fußzeilen" existiert in welcher ich die Seitenzahlen finden kann und als Textbaustein verwenden kann.
Allerdings finde ich diese Sektion nicht.

Im Anhang ein Screenshot.

Mfg

Michael Schmiechen
Beiträge: 632
Registriert: Mo. 9. Jul 2012, 14:02
Vorname: Michael
Nachname: Schmiechen
Kontaktdaten:

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußze

Beitragvon Michael Schmiechen » Di. 20. Okt 2015, 13:41

Hallo,

diese Funktion wird mit Release 4.2.46 verfügbar sein, welches in den nächsten Wochen erscheinen wird.

r.herth
Beiträge: 15
Registriert: Di. 20. Okt 2015, 10:59
Vorname: R.
Nachname: Herth

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Beitragvon r.herth » Mi. 11. Nov 2015, 14:48

Hallo,

wenn ich jetzt in meine Kopf- und Fußzeile Inhalte einfüge, werden mir diese nicht in den Dokumenten angezeigt oder übernommen.
Können Sie mir weiterhelfen?

MfG

Michael Schmiechen
Beiträge: 632
Registriert: Mo. 9. Jul 2012, 14:02
Vorname: Michael
Nachname: Schmiechen
Kontaktdaten:

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Beitragvon Michael Schmiechen » Do. 12. Nov 2015, 18:06

Hallo,

was heißt nicht übernommen?

r.herth
Beiträge: 15
Registriert: Di. 20. Okt 2015, 10:59
Vorname: R.
Nachname: Herth

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Beitragvon r.herth » Mo. 16. Nov 2015, 10:25

Hallo,
die Seitenzahlen werden mir nicht in der Dokumentvorlage angezeigt.

MFG

r.herth
Beiträge: 15
Registriert: Di. 20. Okt 2015, 10:59
Vorname: R.
Nachname: Herth

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Beitragvon r.herth » Di. 19. Jan 2016, 15:27

Hallo,

eine genauere Beschreibung zum Einbauen der Seitenzahlen wäre hilfreich.

MfG

Morris Metschan

Re: [Doku] Dokumentvorlagen mit PDF-Briefbogen & Kopf-/Fußzeile

Beitragvon Morris Metschan » Di. 19. Jan 2016, 17:05

Hallo,

Die Inhalte Ihrer Kopf- und Fußzeilen werden im Editor der Dokumentvorlage nicht angezeigt. Sie können allerdings in einer Vorlage oben rechts auf das PDF-Icon klicken, um eine PDF-Datei der Vorlage erzeugen zu lassen. Sozusagen eine Vorschau. Dort sehen Sie nun auch die Inhalte der Kopf- und Fußzeile.
Gleiches gilt bei der Erstellung von Dokumenten - auch hier werden diese Inhalte erst bei der Ausgabe als PDF eingefügt.